Neue Dokumentationspflichten für Arbeitgeber

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Am 23.06.2022 hat der Bundestag das Gesetz zur Umsetzung der „RL (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union im Bereich des Zivilrechts (sog. Arbeitsbedingungenrichtlinie)“ verabschiedet (BT-Drs. 20/1636).

Diese bringt eine wichtige Änderung des sogenannten Nachweisgesetzes mit sich, nach dem wesentliche Bestimmungen in Arbeitsverträgen schriftlich zu dokumentieren sind. Diese Nachweispflichten werden jetzt vom Gesetzgeber für verbindlich erklärt, sodass  Arbeitgeber, die die erforderlichen Angaben zu den wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsvertrages nicht richtig oder nur unvollständig dokumentieren, mit einer Geldbuße von bis zu 2000,00 € im Einzelfall rechnen müssen.

Unter dem derzeit bis zum 31.07.2022 geltenden Nachweisgesetz mussten die Arbeitge­ber spätestens bis einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die folgenden Punkte schriftlich nachweisen:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Der Katalog an nachzuweisenden wesentlichen Vertragsbedingungen wird durch das neue Nachweisgesetz ab August 2022 wesentlich erweitert. Hierzu zählen künftig zusätzlich zu den vorstehend genannten Punkten die in § 2 NachweisG genannten Vertragsbedingungen:

  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses
  • ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der V ergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • bei Arbeit auf Abruf neben der Vereinbarung, dass Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen ist, die Zahl der zu vergütenden Mindeststunden, der jeweilige Zeitrahmen und die Frist für die Anordnung der Lage der Arbeitszeit im Voraus durch den Arbeitgeber
  • sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist, sowie
  • das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.

Des Weiteren sind die Vorlagefristen, die der Arbeitgeber einzuhalten hat, deutlich verkürzt worden. Während nach dem alten Recht bis 31.07.2022 die wesentlichen Vertragsbedingungen innerhalb eines Monats nach Tätigkeitsbeginn ausgehändigt werden mussten, ist nunmehr grundsätzlich bei Beginn des Arbeitsverhältnisses, spätestens jedoch bis zum siebten Kalendertag nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses die entsprechende Nachweispflicht gegenüber dem Arbeitnehmer zu erfüllen.

Dies gilt auch für spätere Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen, die es in den nachweispflichtigen Bereichen danach gibt. Arbeitgeber sollten daher im Bereich des Personalmanagements einen Prozess etablieren, der die Einhaltung der Bestimmungen des neuen Nachweisgesetzes sicherstellt.

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