Mit dem Jahreswechsel ändern sich die Stichtage für die Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen: Für jede Fristenklasse rückt ein weiterer Jahrgang nach, der vernichtet werden darf. Maßgeblich ist die Rechtslage nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt hat (§ 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG); für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Die folgende Übersicht führt die gebräuchlichsten Unterlagenarten von A bis Z mit ihrer Frist auf und nennt jeweils den Jahrgang, der ab dem 1. Januar 2026 frühestens vernichtet werden darf.
So nutzen Sie die Übersicht
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde, der Beleg entstanden ist oder der Geschäftsbrief empfangen beziehungsweise abgesandt wurde; bei Verträgen zählt das Jahr des Vertragsendes. Maßgeblich für die Einordnung ist nicht die Bezeichnung eines Dokuments, sondern seine Funktion — ein Mietvertrag ist als Korrespondenz sechs Jahre aufzubewahren, als Buchungsbeleg acht. Erfüllt eine Unterlage mehrere Funktionen, gilt die längere Frist. Die Spalte zum Aufbewahrungsende nennt das Fristende für Unterlagen, die im laufenden Jahr 2026 entstehen — die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres 2026. Für ältere Jahrgänge verschiebt sich das Datum um ganze Jahre nach vorn (31. Dezember des Entstehungsjahres zuzüglich Frist). Solange Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, anhängige Ermittlungen oder ein laufendes Rechtsbehelfsverfahren von Bedeutung sind, endet die Aufbewahrungspflicht unabhängig von den Grundfristen nicht (§ 147 Abs. 3 AO). Die Vernichtung selbst muss datenschutzkonform nach dem Löschkonzept erfolgen; zur ordnungsgemäßen elektronischen Aufbewahrung siehe unseren Beitrag zur GoBD-Verfahrensdokumentation.
Direkt zum Buchstaben: A · B · C · D · E · F · G · H · I · J · K · L · M · N · O · P · Q · R · S · T · U · V · W · Z · Arztpraxen · Apotheken
A – Abrechnungen bis Außendienst
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Abrechnungsbelege | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Abtretungserklärungen | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Aktenvermerke (soweit steuerlich relevant) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Angebote, die zum Auftrag geführt haben | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Anhang zum Jahresabschluss | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Anwesenheitslisten (soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zur Buchführung | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Außendienstabrechnungen (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
B – Bankbelege bis Bürgschaften
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Bankauszüge und Bankbelege | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Bauunterlagen (Bauakten, Baugenehmigungen, Baubeschreibungen) | Lebensdauer des Bauwerks | — | — |
|---|
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Belege mit Buchungsfunktion (auch Sammelbelege und Beleglisten) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Betriebskostenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Betriebsprüfungsberichte | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Bewertungsunterlagen | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Bewirtungsunterlagen | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Buchungsanweisungen und Buchungsbelege | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Bürgschaftsunterlagen (nach Ablauf, soweit keine Buchungsbelege) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
C – Clearing-Belege
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Clearing-Belege | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
D – Darlehen bis Dokumentation
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Darlehens- und Kreditunterlagen (nach Vertragsende, soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Darlehens- und Kreditunterlagen (nach Vertragsende, soweit Korrespondenz) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Datensicherungen der Buchführung | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsende) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Dokumentation für EDV-Programme und -Systeme der Buchführung | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
E – E-Mails bis Exportunterlagen
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt (soweit Belegfunktion) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Eingangsrechnungen | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Essensmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Exportunterlagen (soweit besteuerungsrelevant) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
F – Fahrtkosten und Frachtbriefe
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Fahrtkostenerstattungen (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Frachtbriefe | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
G – Gehaltslisten bis Gutschriften
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Gehalts- und Lohnlisten (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Geschäftsberichte | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Geschäftsbriefe (soweit keine Rechnungen) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Gesellschafterbeschlüsse und -protokolle | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Gesellschaftsverträge und Gründungsunterlagen | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Gutschriften und Gutschriftanzeigen | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
H – Handelsbriefe und Handelsbücher
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Handelsbriefe (soweit keine Rechnungen) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Handelsbücher und Hauptbücher | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Hauptabschlussübersicht | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
I – Inventare
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Inventare und Inventurunterlagen | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
J – Jahresabschlüsse und Journale
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
K – Kalkulation bis Konzernabschlüsse
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Kalkulationsunterlagen (soweit Bewertungs- oder Buchungsunterlagen) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Kassenbelege, Kassenzettel und Bons | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Kassenbücher und Kassenaufzeichnungen | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Kontoauszüge und Kontenregister | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
L – Lageberichte bis Lohnsteuer
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Lageberichte | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Leasingunterlagen (nach Vertragsende, soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Lieferscheine (ohne Belegfunktion) | bis Rechnungserhalt bzw. -versand | — | — |
|---|
| Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Lohnkonten und zugehörige Belege (§ 41 EStG) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Lohnsteuer-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
M – Mahnungen und Mietunterlagen
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Mahnungen und Mahnbescheide | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Miet- und Pachtunterlagen (nach Vertragsende, soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Miet- und Pachtunterlagen (nach Vertragsende, soweit keine Buchungsbelege) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
N – Nebenbücher
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Nebenbücher | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
O – Organisationsunterlagen
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Organisationsunterlagen und -pläne der Buchführung | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
P – Preislisten bis Prüfungsberichte
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Preislisten (soweit Bewertungs- oder Buchungsunterlagen) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Protokolle (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Provisionsabrechnungen | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
Q – Quittungen
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Quittungen (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
R – Rechnungen und Reisekosten
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Reisekostenabrechnungen | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
S – Saldenbilanzen bis Steuerbescheide
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Saldenbilanzen und Saldenlisten | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Schriftwechsel, allgemeiner geschäftlicher | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Spendenbescheinigungen (Zuwendungsnachweise) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Steuererklärungen und Steuerbescheide | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
T – Telefonkostennachweise
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
U – Überweisungen und Umsatzsteuer
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Überweisungsbelege | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Umsatzsteuer-Voranmeldungen | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
V – Verfahrensdokumentation bis Verträge
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Verfahrensdokumentation nach den GoBD | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Vermögensverzeichnisse | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Versicherungspolicen (nach Ablauf des Vertrags) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
| Verträge (nach Vertragsende, soweit Buchungsbelege) | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Verträge (nach Vertragsende, soweit keine Buchungsbelege) | 6 Jahre | 31.12.2032 | 2019 |
|---|
W – Warenbücher und Werbekosten
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Werbekostenbelege | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
Z – Zahlungsbelege bis Zwischenbilanzen
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Jahrgang 2026: aufbewahren bis | 2026 vernichtbar: Jahrgänge bis |
|---|
| Zahlungsanweisungen und Zahlungsbelege | 8 Jahre | 31.12.2034 | 2017 |
|---|
| Zollbelege und Zollanmeldungsunterlagen | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
| Zwischenbilanzen (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 Jahre | 31.12.2036 | 2015 |
|---|
Sonderfristen: Arztpraxen
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|
| Patientenakten und Behandlungsdokumentation | 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung | § 630f Abs. 3 BGB; ärztliches Berufsrecht |
|---|
| Röntgenbilder und Aufzeichnungen über Untersuchungen mit ionisierender Strahlung | 10 Jahre nach der letzten Untersuchung; bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres | § 85 Abs. 2 StrlSchG |
|---|
| Aufzeichnungen über Strahlenbehandlungen (Therapie) | 30 Jahre nach der letzten Behandlung | § 85 Abs. 2 StrlSchG |
|---|
| Dokumentation der Anwendung von Blutprodukten und Plasmaproteinen | mindestens 15 Jahre | § 14 Abs. 3 TFG |
|---|
| Betäubungsmittel-Dokumentation der Praxis (Teil I des BtM-Rezepts, Nachweise) | 3 Jahre, gerechnet ab der letzten Eintragung | BtMG, BtMVV |
|---|
Sonderfristen: Apotheken
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|
| Herstellungs- und Prüfdokumentation (Rezeptur, Defektur, Ausgangsstoffe, Stichproben-Prüfung von Fertigarzneimitteln) | mindestens ein Jahr nach Ablauf des Verfalldatums, nicht weniger als 5 Jahre | § 22 Abs. 1 ApBetrO |
|---|
| Betäubungsmittel-Dokumentation (Rezept-Teil der Apotheke, BtM-Kartei bzw. -Nachweise, Lieferscheine, Vernichtungsniederschriften) | 3 Jahre, gerechnet ab der letzten Eintragung | § 12 f. BtMVV, § 16 BtMG, BtMBinHV |
|---|
| Chargendokumentation zu Blutprodukten und gentechnisch hergestellten Plasmaproteinen | mindestens 30 Jahre | Transfusionsgesetz (TFG) |
|---|
Diese Sonderfristen laufen anders als die allgemeinen Fristen nicht kalenderjahrbezogen, sondern ab dem Abschluss der Behandlung, der letzten Untersuchung oder der letzten Eintragung; die Datumslogik der A-bis-Z-Tabellen gilt hier nicht. Für die kaufmännischen Unterlagen von Praxen und Apotheken — Rechnungen, Kassendaten, Jahresabschlüsse — gelten daneben die allgemeinen Fristen der Liste. Die Aufbewahrungspflichten bestehen auch nach einer Praxis- oder Apothekenabgabe fort.
Hinweise
Auch Privatpersonen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht: Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen über Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück — etwa Bauleistungen, Planung, Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen oder Gerüstbau — sind zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Der leistende Unternehmer hat in der Rechnung auf diese Pflicht hinzuweisen.
Die Übersicht beschränkt sich auf die allgemeinen handels- und steuerrechtlichen Fristen. Daneben bestehen branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten, etwa aus dem Arbeits-, Sozialversicherungs- oder Berufsrecht, die im Einzelfall längere oder abweichende Fristen vorsehen können.
Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregeln: Die Verkürzung auf acht Jahre griff für diese Institute erst zum 1. Januar 2026, und der Gesetzgeber hat 2025 zudem die Rückkehr zur zehnjährigen Frist für deren Buchungsbelege auf den Weg gebracht. Betroffene Institute sollten den aktuellen Stand mit ihrer steuerlichen Beratung klären.
Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben. Ob eine Unterlage im Einzelfall vernichtet werden darf, klären Sie im Zweifel mit Ihrer steuerlichen Beratung, der für Ihr Unternehmen zuständigen Industrie- und Handelskammer oder dem zuständigen Finanzamt.
Rechtsgrundlagen
- § 257 HGB — handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten, Fristen und Fristbeginn
- § 147 AO — steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, Ablaufhemmung bei laufender Festsetzungsfrist
- § 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen, Aufbewahrungspflicht von Privatpersonen bei grundstücksbezogenen Leistungen
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 29. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323) — Verkürzung der Frist für Buchungsbelege auf acht Jahre
- § 41 EStG — Aufbewahrung von Lohnkonten
