Die Übergabe einer Apotheke folgt anderen Regeln als der Verkauf eines gewöhnlichen Unternehmens. Der Grund liegt in einer Besonderheit des Apothekenrechts: Die Betriebserlaubnis ist an eine natürliche Person gebunden und lässt sich nicht übertragen. Wer eine Apotheke abgibt, verkauft deshalb nie „die Apotheke“ als Rechtsträger, sondern immer nur deren Vermögensgegenstände — und wer sie übernimmt, tritt seinen Betrieb mit einer eigenen, neu beantragten Erlaubnis an.
Aus dieser Konstruktion folgt eine Reihe von Pflichten, die sich zwischen Übergebenden und Übernehmenden aufteilen und in der Praxis regelmäßig durcheinandergeraten. Dieser Beitrag ordnet die Pflichten den beiden Seiten zu, benennt die einschlägigen Normen und bringt alles in eine Reihenfolge, die sich abarbeiten lässt. Betrachtet wird der Verkauf an eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger, also die geplante Übergabe zu einem vereinbarten Stichtag; Sonderwege wie die Verpachtung oder die Weiterführung im Erbfall unterliegen eigenen apothekenrechtlichen Regeln und bleiben hier außen vor. Zwei Checklisten am Ende fassen die konkreten Aufgaben je Seite zusammen.
Apothekenbetriebserlaubnis
Die behördliche Erlaubnis zum Betrieb einer Apotheke nach § 1 und § 2 des Apothekengesetzes (ApoG). Sie wird einer approbierten Apothekerin oder einem approbierten Apotheker persönlich erteilt und ist weder übertragbar noch veräußerlich. Nach § 7 ApoG verpflichtet sie zur persönlichen Leitung der Apotheke in eigener Verantwortung. § 8 ApoG lässt als Rechtsform nur den Einzelbetrieb sowie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder die offene Handelsgesellschaft mehrerer Apothekerinnen und Apotheker zu; eine GmbH oder AG kann eine Apotheke nicht betreiben. Mit dem Wegfall der persönlichen Voraussetzungen erlischt die Erlaubnis (§ 3 ApoG).
Warum die Apotheken-Übergabe kein gewöhnlicher Unternehmensverkauf ist
Bei Kapitalgesellschaften lässt sich ein Unternehmen über den Verkauf von Anteilen übertragen. Der Rechtsträger, also der Vertragspartner für Lieferanten und Kunden bleibt dabei unverändert; Verträge, Genehmigungen und Arbeitsverhältnisse laufen unberührt weiter, nur die Eigentümerstruktur ändert sich. Diese Möglichkeit gibt es bei Apotheken nicht, weil es keinen von der Person des Apothekers losgelösten Rechtsträger gibt.
Jede Apotheken-Übergabe ist daher ein Erwerb einzelner Vermögensgegenstände: Warenlager, Einrichtung, Geräte, gegebenenfalls die Immobilie, dazu immaterielle Werte wie Lage und Kundenbeziehungen. Was rechtlich mitgeht und was nicht, muss für jede Position einzeln geklärt werden. An dieser Stelle entsteht der verbreitetste Irrtum.
Der häufigste Denkfehler: „Ich fange bei null an“
Weil der Übernehmende ein eigenes Gewerbe anmeldet und eine eigene Erlaubnis erhält, entsteht leicht der Eindruck, er beginne haftungsrechtlich auf einem leeren Blatt. Diese Annahme trifft nicht zu, denn drei Vorschriften greifen unabhängig vom Willen der Beteiligten. Nach § 613a BGB gehen die Arbeitsverhältnisse bei Übernahme eines Betriebs automatisch über; sie werden nicht neu geschlossen, und der Erwerber haftet neben dem Veräußerer für Ansprüche, die vor dem Übergang entstanden sind und binnen eines Jahres fällig werden. Nach § 75 AO haftet der Betriebsübernehmer für Betriebssteuern wie Umsatz- und Gewerbesteuer aus dem Zeitraum seit Beginn des letzten Kalenderjahres vor der Übergabe, begrenzt auf den Bestand des übernommenen Vermögens; diese Haftung gegenüber dem Finanzamt lässt sich vertraglich nicht abbedingen. Und nach § 25 Abs. 1 HGB haftet für sämtliche im Betrieb begründeten Verbindlichkeiten, wer das Handelsgeschäft unter der bisherigen Firma fortführt — bei Apotheken ist dies oft die Regel, weil der eingeführte Name („Rosen-Apotheke“) erhalten bleibt. Dieser dritte Punkt hat wirtschaftlich häufig die größte Tragweite, lässt sich aber auch am ehesten steuern: § 25 Abs. 2 HGB erlaubt einen Haftungsausschluss, der allerdings unverzüglich in das Handelsregister einzutragen und bekanntzumachen oder den jeweiligen Gläubigern von einer der Vertragsparteien mitzuteilen ist.
Zur Haftung nach § 25 HGB gehört eine Vorfrage, die in der Beratungspraxis häufig übergangen wird: Die Norm gilt für Kaufleute. Eine Apotheke üblicher Größe ist ein Handelsgewerbe, ihr Inhaber damit Kaufmann nach § 1 HGB und zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet. Der Apothekenname ist in diesem Fall die Firma im Sinne des § 17 HGB. Ist die Apotheke entgegen der Eintragungspflicht nicht im Handelsregister eingetragen, wird die Rechtslage unübersichtlich: Die Haftung bei Fortführung des eingeführten Namens kann gleichwohl eingreifen, der Haftungsausschluss nach § 25 Abs. 2 HGB setzt aber praktisch die Registereintragung voraus. Wer den Ausschluss anstrebt, sollte den Registerstand deshalb früh klären und die Eintragung gegebenenfalls nachholen. Unabhängig davon bleibt die Mitteilung an einzelne Gläubiger als zweiter Weg offen.
Haftungsübergang ist keine Vertragsübernahme
Aus der Haftung nach § 25 Abs. 1 HGB wird häufig der falsche Umkehrschluss gezogen, mit den Verbindlichkeiten gingen auch die Verträge selbst auf den Erwerber über. Das ist nicht der Fall, und die Unterscheidung trägt einen großen Teil der praktischen Übergabearbeit. § 25 Abs. 1 Satz 1 HGB ordnet einen gesetzlichen Schuldbeitritt an: Der Erwerber tritt für die im Betrieb begründeten Altverbindlichkeiten als zusätzlicher Schuldner neben den bisherigen Inhaber, beide haften dem Gläubiger als Gesamtschuldner. Der Vertrag selbst bleibt davon unberührt — Vertragspartner des Vermieters, des Leasinggebers oder des Softwareanbieters bleibt der bisherige Inhaber, und der Erwerber erwirbt aus diesen Verträgen auch keine eigenen Rechte, etwa auf Nutzung der Räume oder der Software.
Für laufende Verträge — Miete, Leasing, Wartung, Software, Energie — bedeutet das im Einzelnen: Der Erwerber haftet nach § 25 Abs. 1 Satz 1 HGB für die bis zum Stichtag entstandenen Teilansprüche aus solchen Dauerschuldverhältnissen, also etwa für rückständige Mieten oder offene Leasingraten. Die nach dem Stichtag entstehenden Raten schuldet dagegen weiterhin der bisherige Inhaber, denn er ist und bleibt Vertragspartner. Soll der Erwerber in den Vertrag selbst eintreten, ist eine Vertragsübernahme erforderlich — eine dreiseitige Vereinbarung, der auch der Vertragspartner zustimmen muss. Ausnahmen, d.h. einen automatischen Vertragsübergang, gibt es nur in gesetzlich geregelten Ausnahmefällen, insbesondere für Arbeitsverhältnisse nach § 613a BGB, für Versicherungen der veräußerten Sachen nach § 95 VVG und für Mietverhältnisse bei Veräußerung des Grundstücks selbst nach § 566 BGB.
Zwei ergänzende Regelungen runden das Bild ab. Nach § 25 Abs. 1 Satz 2 HGB gelten die im Betrieb begründeten Forderungen den Schuldnern gegenüber als auf den Erwerber übergegangen, wenn der bisherige Inhaber in die Firmenfortführung eingewilligt hat; Kunden und sonstige Schuldner können also mit befreiender Wirkung an den Erwerber zahlen. Und § 26 HGB begrenzt die Nachhaftung des Veräußerers für die Altverbindlichkeiten, für die der Erwerber nach § 25 HGB einsteht, zeitlich auf fünf Jahre. Eine Warnung ist an dieser Stelle angebracht: Setzen beide Seiten einen Vertrag tatsächlich fort — der Erwerber nutzt das Leasinggerät weiter und zahlt die Raten, der Vertragspartner nimmt die Zahlungen widerspruchslos an —, kann darin im Einzelfall eine stillschweigende Vertragsübernahme liegen. Auf eine solche Auslegung sollte sich keine Seite verlassen; wer Klarheit über Rechte und Pflichten haben möchte, regelt die Übernahme jedes einzelnen Vertrags ausdrücklich.
Für die Übergabe folgt daraus eine doppelte Konsequenz: Der Übergebende bleibt an seine laufenden Verträge gebunden, bis sie übernommen oder gekündigt sind, und der Übernehmende erhält aus ihnen keine Nutzungsrechte, solange die Übernahme nicht vereinbart ist. Die Einzelheiten für beide Seiten folgen in den Abschnitten zu den jeweiligen Pflichten.
Beim geplanten Verkauf haben beide Seiten Zeit, die Erlaubnis des Übernehmenden so zu terminieren, dass sie am Stichtag wirksam ist, die laufenden Verträge geordnet zu überführen und die datenschutzrechtlichen Einwilligungen einzuholen. Der Kaufvertrag sollte die Zuordnung der Pflichten ausdrücklich regeln, insbesondere wer welche Unterlagen behält, wer Zugriff auf welche Daten erhält, welche Verträge der Übernehmende fortführt und wie mit der Firmenfortführung und dem Haftungsausschluss umgegangen wird.
Pflichten des Übergebenden
Steuern & Finanzen: Aufbewahrung und Archivierung
Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO in Verbindung mit § 140 AO und § 238 HGB ist personengebunden. Beim Verkauf — also bei Einzelrechtsnachfolge — geht sie nicht auf den Erwerber über. Für alle Vorgänge vor dem Stichtag bleibt der Übergebende verantwortlich, einschließlich der Pflicht, der Finanzverwaltung bei einer späteren Betriebsprüfung den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO zu ermöglichen. Auch die Vorhaltung einer Verfahrensdokumentation nach den GoBD für den Zeitraum der Betriebsführung bleibt die Pflicht des Übergebenden.
Die Fristen haben sich zum 1. Januar 2025 geändert: Buchungsbelege, darunter Rechnungen, Lieferscheine sowie Lohn- und Gehaltslisten, sind seither acht Jahre aufzubewahren, nachdem das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Frist von zehn Jahren abgesenkt hat (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG). Für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen bleibt es bei zehn Jahren. Die Verkürzung gilt für alle Belege, deren alte Frist am 1. Januar 2025 noch lief. Zwei Einschränkungen sind zu beachten: Solange die steuerliche Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist, etwa wegen einer laufenden Außenprüfung oder vorläufiger Festsetzungen, endet die Aufbewahrungspflicht nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Und wer für Streitfragen zur Übergabebilanz oder zu späteren Gewährleistungsansprüchen Beweise benötigt, sollte die Unterlagen freiwillig länger aufbewahren, als es die Mindestfrist verlangt.
Praktisch entsteht ein Konflikt, der vor der Übergabe gelöst werden muss: Übernimmt der Nachfolger das Kassen- und Warenwirtschaftssystem mitsamt Hardware, verliert der Übergebende den Zugriff auf seine eigenen Daten, behält aber die Verpflichtung zur Bereitstellung bei. Übergebende Apotheker sollten daher unbedingt vor dem Stichtag einen vollständigen, dokumentierten Export der Kassen- und TSE-Daten sowie der Buchhaltungsdaten in einem auswertbaren Format erstellen — und sich im Kaufvertrag ein Zugriffsrecht auf die übergebenen Systeme für den Fall einer Prüfung zusichern lassen. Außerdem sollte die Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems dem Finanzamt mitgeteilt werden: Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO läuft seit dem 1. Januar 2025 elektronisch über „Mein ELSTER“, die Frist beträgt einen Monat.
Datenschutz: Kundendaten dürfen nur mit wirksamer Einwilligung übergeben werden
Die Kunden- und Patientendaten einer Apotheke gehören wirtschaftlich zu den wertvollsten und rechtlich zu den sensibelsten Bestandteilen der Übergabe. Apothekerinnen und Apotheker sind Berufsgeheimnisträger nach § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB; die Weitergabe von Kundendaten an einen Nachfolger ohne wirksame Einwilligung kann strafbar sein, unabhängig von den datenschutzrechtlichen Folgen. Der Bundesgerichtshof hat diese Linie für die Übergabe von Arztpraxen begründet und seither bestätigt: Vertragsklauseln, die den Veräußerer zur Übergabe der Patientenkartei ohne Einwilligung der Betroffenen verpflichten, sind nach § 134 BGB in Verbindung mit § 203 StGB nichtig (BGH, Urteil vom 11.12.1991 — VIII ZR 4/91; bestätigt durch Beschluss vom 09.11.2021 — VIII ZR 362/19). Ein Aushang, ein Zeitungsinserat oder ein Schild an der Tür genügen nach dieser Rechtsprechung nicht. Die Maßstäbe gelten für Apotheken entsprechend.
Datenschutzrechtlich kommt hinzu, dass Apothekendaten regelmäßig Gesundheitsdaten sind. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass bereits die Bestelldaten apothekenpflichtiger — auch nicht verschreibungspflichtiger — Arzneimittel Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO darstellen, weil sich aus der Kombination von Name und Präparat Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand ziehen lassen (EuGH, Urteil vom 04.10.2024 — C-21/23, „Lindenapotheke“). Für die Übermittlung an einen Nachfolger bedeutet das: Erforderlich ist eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die sich erkennbar auf die Gesundheitsdaten und den konkreten Übermittlungsvorgang bezieht. Die Einwilligungen einzuholen ist Sache des Übergebenden — der Erwerber darf die Daten ohne sie gar nicht erst erhalten.
Unwirksam: die Vorrats-Klausel im Kundenkarten-Formular
In der Praxis finden sich oft Einwilligungsformulare mit Klauseln wie: „Mit der Übergabe meiner Daten an einen potentiellen Nachfolger bin ich einverstanden.“ Die Absicht dahinter ist nachvollziehbar: Der Inhaber möchte die spätere Übergabe der Kundenkartei bereits bei der Datenerhebung absichern. Einer rechtlichen Prüfung hält eine solche Klausel jedoch nicht stand. Eine Einwilligung muss nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO „für den bestimmten Fall“ und „in informierter Weise“ erteilt werden: Die betroffene Person muss wissen, welche Daten zu welchem Zweck an wen übermittelt werden sollen. Ein „potentieller Nachfolger“ ist kein bestimmbarer Empfänger; im Zeitpunkt der Unterschrift steht weder fest, ob übergeben wird, noch wann, noch an wen. Eine solche Blanko-Einwilligung auf Vorrat erfüllt die Anforderungen an Bestimmtheit und Informiertheit nicht. Bei Gesundheitsdaten gelten über Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO nochmals strengere Maßstäbe, und eine im Kleingedruckten eines Kundenkarten-Formulars mitlaufende Klausel verfehlt zusätzlich das Transparenz- und Hervorhebungsgebot des Art. 7 Abs. 2 DSGVO. Die Klausel erzeugt damit lediglich Scheinsicherheit: Wer im Vertrauen auf sie die Kundenkartei übergibt, übermittelt Gesundheitsdaten ohne Rechtsgrundlage und offenbart Berufsgeheimnisse ohne wirksame Entbindung, mit dem Risiko aufsichtsbehördlicher Maßnahmen, von Schadensersatzansprüchen nach Art. 82 DSGVO und der Strafbarkeit nach § 203 StGB auf beiden Seiten. Solche Klauseln gehören aus den Formularen gestrichen; sie ersetzen die konkrete Einwilligungsaktion vor der Übergabe nicht.
Eine tragfähige Einwilligung lässt sich erst einholen, wenn Nachfolger und Übernahme-Stichtag feststehen. Informieren Sie Ihre Kundschaft dann konkret: mit dem Namen des Übernehmenden, Zeitpunkt und Zweck der Übermittlung, dem Hinweis auf die betroffenen Datenkategorien einschließlich der Gesundheitsdaten sowie auf die Freiwilligkeit und Widerruflichkeit der Einwilligung. In der Praxis geschieht das per Anschreiben mit Rückantwort oder durch Ansprache beim Apothekenbesuch, jeweils mit dokumentierter, ausdrücklicher Erklärung. Wer nicht einwilligt oder nicht erreichbar ist, dessen Daten dürfen nicht übermittelt werden. Für diesen Restbestand hat sich das Zwei-Schrank-Modell etabliert.
Zwei-Schrank-Modell
Ein aus der Rechtsprechung zur Arztpraxisübergabe entwickeltes Verfahren, das Datenschutzaufsichtsbehörden als praktikablen Weg beschreiben. Die Datensätze der Personen, die bereits eingewilligt haben, werden dem Nachfolger übergeben („erster Schrank“). Der Altbestand ohne Einwilligung verbleibt getrennt und verschlossen („zweiter Schrank“); über ihn schließen Übergebender und Übernehmender einen Verwahrungsvertrag, in dem sich der Übernehmende — sinnvollerweise unter Vertragsstrafe — verpflichtet, einen Datensatz erst dann in den aktiven Bestand zu übernehmen, wenn die betroffene Person eingewilligt hat, etwa beim nächsten Besuch. Bei elektronischen Systemen wird das Modell durch Zugriffssperren oder eine getrennte Datenbank für den Altbestand abgebildet. Der Verwahrungsvertrag ersetzt die Einwilligung nicht; er organisiert den Zeitraum, bis sie im Einzelfall vorliegt.
Externe Datenempfänger, sog. „Auftragsverarbeiter“ wie z.B. Rechenzentrum, Abrechnungsdienstleister und Software-Anbieter arbeiten auf Grundlage von Auftragsverarbeitungs-Verträgen nach Art. 28 DSGVO, die an die übergebende Person gebunden sind. Sie enden mit der Betriebsübergabe nicht automatisch, gelten aber auch nicht für den Nachfolger — beide Seiten müssen hier ihre eigenen Verträge ordnen.
Personalwesen: Beschäftigte formgerecht unterrichten
Die Arbeitsverhältnisse gehen nach § 613a Abs. 1 BGB automatisch auf den Erwerber über, mit allen Rechten und Pflichten einschließlich der Betriebszugehörigkeit. Verschlechterungen der übergegangenen Bedingungen sind im ersten Jahr grundsätzlich ausgeschlossen. Vor dem Übergang müssen die Beschäftigten nach § 613a Abs. 5 BGB in Textform unterrichtet werden: über Zeitpunkt, Grund, die rechtlichen, wirtschaftlichen und sozialen Folgen sowie die in Aussicht genommenen Maßnahmen. Die Unterrichtung kann von Veräußerer oder Erwerber ausgehen; in der Praxis sollte sie abgestimmt und vollständig erfolgen, denn eine unvollständige Unterrichtung setzt die einmonatige Widerspruchsfrist des § 613a Abs. 6 BGB nicht in Gang — Beschäftigte können dem Übergang dann noch Monate später widersprechen, mit der Folge, dass ihr Arbeitsverhältnis beim Veräußerer fortbesteht, der zu diesem Zeitpunkt keinen Betrieb mehr hat.
Laufende Verträge im Blick behalten
Aus der oben beschriebenen Abgrenzung zwischen Haftung und Vertragsübernahme folgt eine Konsequenz, die bei der Übergabe regelmäßig unterschätzt wird: Laufende Verträge enden nicht automatisch mit der Gewerbeabmeldung. Miet-, Leasing-, Wartungs-, Software-, Energie- und z.B. Telekommunikationsverträge bestehen mit der übergebenden Partei als Vertragspartner fort, und die Aufgabe des Betriebs begründet bei den meisten Dienstleistern oft kein Sonderkündigungsrecht. Übernimmt der Nachfolger einen Vertrag nicht, bleibt der Übergebende bis zum nächstmöglichen ordentlichen Kündigungstermin zahlungspflichtig; bei mehrjährigen Leasing- oder Softwareverträgen können sich daraus erhebliche Zahlungsverpflichtungen über das Ende des eigenen Betriebs hinaus ergeben. Ob und zu welchen Konditionen ein Dienstleister vorzeitig aus dem Vertrag entlässt, wäre in jedem Einzelfall zu verhandeln; einen Anspruch darauf gibt es allerdings nicht.
Die übergebende Partei sollte daher frühstmöglich eine vollständige Liste aller laufenden Verträge mit Laufzeiten, Kündigungsfristen und automatischen Verlängerungsklauseln erstellen. Diese Vertragsinventur gehört in die Kaufvertragsverhandlung, um zu klären welche Verträge der Übernehmende mit Zustimmung des jeweiligen Vertragspartners fortführt. Die übergebende Partei sollte den Nachfolger zur Übernahme der Verträge verpflichten, die für den Betrieb erforderlich sind — mit einer Freistellung für den Fall, dass ein Vertragspartner der Vertragsübernahme nicht zustimmt. Verträge, die der Übernehmende nicht fortführen soll, sollten frühzeit gekündigt werden, so dass sie zum Stichtag oder zum nächstmöglichen Termin danach auslaufen.
Berufsrecht: Erlaubnis zurückgeben, Registrierungen beenden
Zum Stichtag gehört ein geordneter Abschluss der eigenen Rechtsstellungen: Verzicht auf die Betriebserlaubnis gegenüber der zuständigen Erlaubnisbehörde und Anzeige der Betriebsaufgabe; Information an Apothekerkammer und Versorgungswerk; Kündigung der eigenen Registrierung im Arzneimittel-Verifikationssystem (securPharm) bei der NGDA; Abmeldung beziehungsweise Deaktivierung der eigenen Institutionskarte (SMC-B) und zugehöriger KIM-Zugänge; Stilllegung des eigenen Institutionskennzeichens bei der ARGE·IK, sofern es nicht für die Abwicklung offener Abrechnungen noch benötigt wird; Meldung der Kassen-Außerbetriebnahme nach § 146a Abs. 4 AO. Der Bestand an Betäubungsmitteln ist zum Stichtag gemeinsam aufzunehmen und in den betäubungsmittelrechtlichen Nachweisen zu dokumentieren; die Dokumentation der eigenen Betriebszeit verbleibt beim Übergebenden und ist über die vorgeschriebenen Fristen aufzubewahren.
Pflichten des Übernehmenden
Betriebserlaubnis und Anmeldungen mit ausreichendem Vorlauf
Eine eigene Betriebserlaubnis ist die Voraussetzung für alles Weitere. Diese sollte mit ausreichendem Vorlauf bei der nach Landesrecht zuständigen Behörde — die Zuständigkeit liegt je nach Bundesland bei der Apothekerkammer, einem Landesamt oder der Bezirksregierung — beantragt werden und spätestens am Übernahme-Stichtag wirksam sein. Zu den üblichen Antragsunterlagen gehören Approbationsurkunde, Lebenslauf, ärztliche Bescheinigung über die gesundheitliche Eignung, Führungszeugnis sowie Miet- oder Kaufvertrag über die Betriebsräume. Parallel dazu: Anmeldung bei der Apothekerkammer und beim Versorgungswerk, Gewerbeanmeldung, steuerliche Erfassung beim Finanzamt, Betriebsnummer für die Sozialversicherungsmeldungen, Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft und — als Kaufmann — die Anmeldung zum Handelsregister.
Zugänge und Registrierungen
Weil die Erlaubnis personengebunden ist, laufen auch die Zugänge des Apothekenbetriebs auf die Person des Inhabers und müssen sämtlich neu beantragt werden. Jede der beteiligten Stellen hat eigene Antragswege und eigene Bearbeitungszeiten; werden die Anträge zu spät gestellt, kann der Betrieb am Stichtag zwar geöffnet werden, eine Abrechnung mit den Krankenkassen wäre aber nicht möglich. Die folgenden Anträge und Registrierungen gehören auf den Zeitplan:
- Eigenes Institutionskennzeichen (IK) bei der ARGE·IK beantragen (§ 293 SGB V); der Antrag ist schriftlich zu stellen und bereits vor Erteilung der Betriebserlaubnis möglich. Ohne IK keine Abrechnung mit den Krankenkassen.
- Beitritt zum Rahmenvertrag über die Arzneimittelversorgung nach § 129 SGB V sicherstellen — in der Praxis über die Mitgliedschaft im Landesapothekerverband oder durch Beitrittserklärung.
- Eigene Institutionskarte (SMC-B) für die Telematikinfrastruktur beantragen; die Ausgabe setzt die Bestätigung der Betriebserlaubnis voraus. Ohne SMC-B kein Zugriff auf E-Rezept und KIM. Die KIM-Adresse des Vorgängers muss vor der Einrichtung der eigenen abgemeldet werden.
- Betriebsstätte im N-Ident-Verfahren der NGDA registrieren, um am Arzneimittel-Verifikationssystem securPharm teilzunehmen; jede Betriebsstätte ist gesondert zu registrieren.
- Übernommene Kassen- und Aufzeichnungssysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a Abs. 4 AO über „Mein ELSTER“ dem Finanzamt melden — Frist: ein Monat ab Anschaffung; auch übernommene, gemietete und geleaste Systeme gelten als angeschafft.
- BtM-Nummer beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (Bundesopiumstelle) beantragen, um Betäubungsmittel beziehen zu können; den übernommenen Bestand zum Stichtag gemeinsam dokumentieren und die eigene Nachweisführung beginnen.
- Eigenes Qualitätsmanagementsystem nach § 2a Apothekenbetriebsordnung aufbauen beziehungsweise das vorhandene auf die eigene Verantwortung überführen und dokumentieren.
- Abrechnungsdienstleister, Großhandelskonten (MSV3-Zugänge), Bankverbindungen und Softwareverträge auf den eigenen Namen umstellen.
Haftung aus dem übernommenen Betrieb begrenzen
Die drei Haftungstatbestände aus dem ersten Abschnitt betreffen den Erwerber unmittelbar. Für die Haftung bei Firmenfortführung nach § 25 Abs. 1 HGB gilt: Sie greift, wenn der eingeführte Apothekenname im Kern weitergeführt wird — ein Nachfolgezusatz („Inh. …“) ändert daran nichts. Der Ausschluss nach § 25 Abs. 2 HGB muss vereinbart und unverzüglich, also zeitnah zur Geschäftsübernahme, in das Handelsregister eingetragen und bekanntgemacht werden; alternativ wirkt die Mitteilung an den einzelnen Gläubiger durch Veräußerer oder Erwerber. Ein Ausschluss, der Monate nach dem Stichtag eingetragen wird, entfaltet nach der Rechtsprechung keine Wirkung mehr. Für die Steuerhaftung nach § 75 AO hilft der Blick in die Vergangenheit: vom Übergebenden sollte eine Bescheinigung des Finanzamts über rückständige Betriebssteuern vorgelegt werden und Freistellungen im Kaufvertrag geregelt werden. Für Ansprüche der Beschäftigten aus der Zeit vor dem Übergang haftet der Erwerber nach § 613a Abs. 2 BGB neben dem Veräußerer; auch hier gehören Auskunft und Freistellung in den Vertrag.
Verträge, Versicherungen, Umsatzsteuer
Miet-, Leasing-, Wartungs-, Energie- und Softwareverträge gehen nicht automatisch über; ihre Übernahme erfordert eine dreiseitige Vertragsübernahme oder einen neuen Vertrag, jeweils mit Zustimmung des bisherigen Vertragspartners. Die Vertragsinventur des Übergebenden sollte daher gemeinsam durchgearbeitet werden und im Kaufvertrag festgelegt werden, welche Verträge fortgeführt werden sollen; der Mietvertrag über die Betriebsräume ist dabei der wichtigste Posten, weil ohne gesicherte Räume keine Betriebserlaubnis erteilt wird. Eine Ausnahme macht § 95 VVG: Die Sachversicherung der veräußerten Sachen geht kraft Gesetzes auf den Erwerber über. Die Veräußerung ist dem Versicherer anzuzeigen, und es bestehen beidseitige Kündigungsrechte; der Erwerber sollte den übernommenen Schutz deshalb umgehend prüfen und ggf. durch ein eigenes, passendes Deckungskonzept einschließlich Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflicht ersetzen.
Umsatzsteuerlich ist die Übertragung einer Apotheke im Ganzen regelmäßig eine nicht steuerbare Geschäftsveräußerung im Ganzen nach § 1 Abs. 1a UStG. Der Kaufpreis wird dann ohne Umsatzsteuer abgerechnet; zugleich tritt der Erwerber in die Vorsteuerberichtigungszeiträume des § 15a UStG ein und übernimmt insoweit die Dokumentationslast. Ob die Voraussetzungen vorliegen — insbesondere die Fortführung des Unternehmens mit den wesentlichen Grundlagen —, sollte vor Vertragsschluss steuerlich geprüft und im Vertrag mit einer Steuerklausel abgesichert werden.
Datenschutz vom ersten Tag an
Der Erwerber startet datenschutzrechtlich tatsächlich neu — mit allen Pflichten. Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen, Löschkonzept, eigene Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO mit Rechenzentrum und Softwareanbietern sowie die Benennung eines Datenschutzbeauftragten: All das gilt ab dem Übernahmetag und lässt sich nicht unverändert aus den Unterlagen des Vorgängers übernehmen. Auch die Nachweise über Datenschutz- und Verschwiegenheitsverpflichtungen der Beschäftigten sollten geprüft werden: Die Arbeitsverhältnisse gehen über, der dokumentierte Schulungs- und Verpflichtungsstand gegenüber dem neuen Verantwortlichen aber nicht. Für den übernommenen Altdatenbestand gilt das oben beschriebene Regime: Zugriff nur auf Datensätze mit bestehender Einwilligung, der Rest bleibt nach dem Zwei-Schrank-Modell gesperrt.
Die Zeitschiene
Sechs bis zwölf Monate vorher
Kaufvertrag verhandeln: Kaufgegenstand, Stichtag, Firmenfortführung und Haftungsausschluss nach § 25 Abs. 2 HGB, Freistellungen für § 75 AO und § 613a Abs. 2 BGB, Zugriffsrechte auf Altdaten, Verwahrungsvertrag für den Altdatenbestand, Verpflichtung des Übernehmenden zur Fortführung der betriebsnotwendigen Verträge. Erlaubnisantrag des Übernehmenden vorbereiten und einreichen. Vollständige Vertragsinventur beim Übergebenden mit Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungsklauseln. Steuerliche Struktur klären, insbesondere die Behandlung als Geschäftsveräußerung im Ganzen nach § 1 Abs. 1a UStG und die Folgen für § 15a UStG. Registerstand der Apotheke im Handelsregister prüfen.
Drei Monate vorher
Institutionskennzeichen bei der ARGE·IK, SMC-B, N-Ident-Registrierung und Rahmenvertragsbeitritt beantragen — jede Stelle mit eigener Bearbeitungszeit. Zustimmungen der Vertragspartner zu den Vertragsübernahmen einholen, allen voran des Vermieters; nicht zu übernehmende Verträge unter Beachtung der Kündigungsfristen ordentlich kündigen. Auftragsverarbeitungsverträge des Übernehmenden vorbereiten. Kundeninformation und Einwilligungsaktion des Übergebenden starten: konkretes Anschreiben mit Namen des Nachfolgers, Stichtag, Datenkategorien und Widerrufshinweis.
Ein Monat vorher
Unterrichtung der Beschäftigten nach § 613a Abs. 5 BGB in Textform, inhaltlich vollständig und zwischen beiden Seiten abgestimmt. Dokumentierter Export der Kassen-, TSE- und Buchhaltungsdaten beim Übergebenden. Trennung des Altdatenbestands im Warenwirtschaftssystem vorbereiten (Zugriffssperren oder separate Datenbank). Datenschutzdokumentation des Übernehmenden fertigstellen. Handelsregisteranmeldungen für Stichtag und Haftungsausschluss vorbereiten.
Stichtag
Gemeinsame Inventur, insbesondere des Betäubungsmittelbestands, mit beidseitig unterzeichneter Dokumentation. Umstellung der Nachweisführung auf den neuen Inhaber. Alte Telematik-, Signatur- und Verifikationszugänge deaktivieren, neue aktivieren. Rezeptabrechnung des Übergebenden abschließen. Beschilderung, Impressum, Datenschutzhinweise und Aushänge auf den neuen Inhaber umstellen.
Nach dem Stichtag
Beim Übergebenden: Kassen-Außerbetriebnahme nach § 146a Abs. 4 AO binnen eines Monats melden, Registrierungen kündigen, eigene Unterlagen über die volle Aufbewahrungsfrist auswertbar archivieren. Beim Übernehmenden: Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO binnen eines Monats, unverzügliche Eintragung des Haftungsausschlusses, Freigabe von Altdatensätzen nur nach dokumentierter Einwilligung, laufende Pflege von Verfahrensdokumentation und QMS.
Checkliste für Übergebende
- Kaufvertrag mit Regelungen zu Firmenfortführung, Haftungsausschluss (§ 25 Abs. 2 HGB), Datenzugriff und Verwahrung des Altdatenbestands abschließen.
- Liste aller laufenden Verträge mit Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungsklauseln erstellen; im Kaufvertrag die Verpflichtung des Übernehmenden zur Fortführung der betriebsnotwendigen Verträge regeln. Die Betriebsaufgabe begründet regelmäßig kein Sonderkündigungsrecht — nicht übernommene Verträge laufen zu Ihren Lasten bis zum nächsten ordentlichen Kündigungstermin weiter und sind rechtzeitig zu kündigen.
- Registerstand prüfen: Ist die Apotheke im Handelsregister eingetragen? Eintragung gegebenenfalls nachholen, damit der Haftungsausschluss eintragungsfähig ist.
- Beschäftigte nach § 613a Abs. 5 BGB in Textform unterrichten — vollständig, sonst läuft die Widerspruchsfrist nicht an.
- Kundschaft konkret über die Übergabe informieren und die ausdrückliche Einwilligung zur Datenübermittlung einholen; bei Gesundheitsdaten mit gesondertem Bezug auf Art. 9 DSGVO. Vorrats-Klauseln aus Bestandsformularen ersetzen die Aktion nicht.
- Verwahrungsvertrag über den Altdatenbestand ohne Einwilligung schließen (Zwei-Schrank-Modell), elektronische Altbestände sperren.
- Vollständigen, dokumentierten Export der Kassen-, TSE- und Buchhaltungsdaten erstellen, bevor Systeme übergeben werden; Zugriffsrecht auf übergebene Systeme für spätere Betriebsprüfungen vertraglich sichern.
- Betäubungsmittelbestand zum Stichtag gemeinsam aufnehmen und in den Nachweisen dokumentieren; eigene BtM-Dokumentation aufbewahren.
- Verzicht auf die Betriebserlaubnis erklären und Betriebsaufgabe bei der zuständigen Erlaubnisbehörde anzeigen; Kammer und Versorgungswerk informieren.
- Kassen-Außerbetriebnahme nach § 146a Abs. 4 AO über „Mein ELSTER“ melden (Frist: ein Monat).
- Eigene Registrierungen beenden: securPharm/N-Ident bei der NGDA kündigen, SMC-B und KIM-Adresse abmelden, Institutionskennzeichen bei der ARGE·IK stilllegen, sobald offene Abrechnungen abgewickelt sind.
- Rezeptabrechnung abschließen, Dauerlastschriften, Standesmitgliedschaften und Versicherungen prüfen und geordnet beenden oder überleiten.
- Eigene Unterlagen archivieren: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre — auswertbar und mit fortgeführter Verfahrensdokumentation.
Checkliste für Übernehmende
- Betriebserlaubnis mit ausreichendem Vorlauf bei der nach Landesrecht zuständigen Behörde beantragen und auf den Stichtag terminieren; Mietvertrag über die Betriebsräume vorher sichern.
- Mitgliedschaft bei Apothekerkammer und Versorgungswerk anmelden; Gewerbeanmeldung, steuerliche Erfassung, Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft, Handelsregisteranmeldung.
- Institutionskennzeichen bei der ARGE·IK beantragen (schriftlich, geht schon vor Erlaubniserteilung) und Beitritt zum Rahmenvertrag nach § 129 SGB V sicherstellen — ohne beides keine Kassenabrechnung.
- SMC-B beantragen, KIM-Adresse einrichten (alte Adresse des Vorgängers vorher abmelden), Betriebsstätte im N-Ident-Verfahren der NGDA für securPharm registrieren.
- Übernommene Kassensysteme nach § 146a Abs. 4 AO binnen eines Monats über „Mein ELSTER“ melden.
- BtM-Nummer bei der Bundesopiumstelle (BfArM) beantragen; übernommenen BtM-Bestand dokumentieren und eigene Nachweisführung beginnen.
- Haftungsrisiken regeln: Haftungsausschluss nach § 25 Abs. 2 HGB vereinbaren und unverzüglich eintragen lassen; Bescheinigung über Steuerrückstände einholen; Freistellungen für § 75 AO und § 613a Abs. 2 BGB in den Kaufvertrag aufnehmen.
- Vertragsinventur abarbeiten: Zustimmung der Vertragspartner zu jeder Vertragsübernahme einholen, eigene Verträge für Abrechnung, Großhandel (MSV3), Software und Energie schließen.
- Versicherungen prüfen: Nach § 95 VVG übergegangene Sachversicherungen anzeigen und durch ein eigenes Deckungskonzept ersetzen; Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflicht ab Stichtag.
- Geschäftsveräußerung im Ganzen (§ 1 Abs. 1a UStG) steuerlich prüfen lassen; Eintritt in die Berichtigungszeiträume nach § 15a UStG dokumentieren.
- Eigene Datenschutzorganisation aufbauen: Verarbeitungsverzeichnis, Informationspflichten, TOM, Löschkonzept, Auftragsverarbeitungsverträge, gegebenenfalls Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter; Beschäftigte auf Vertraulichkeit verpflichten und schulen.
- Altdatenbestand nur nach dem Zwei-Schrank-Modell führen: Zugriff ausschließlich auf Datensätze mit dokumentierter Einwilligung, Sperrung des Restbestands, Übernahme einzelner Datensätze erst nach Einwilligung.
- Qualitätsmanagementsystem nach § 2a ApBetrO in eigener Verantwortung aufsetzen und die Umstellung dokumentieren.
Häufige Fragen
Kann ich meine Apothekenbetriebserlaubnis mitverkaufen?
Nein. Die Erlaubnis wird nach § 1 und § 2 ApoG persönlich erteilt und ist nicht übertragbar. Der Übernehmende beantragt eine eigene Erlaubnis; Ihre erlischt mit dem Verzicht. Verkauft werden können nur die Vermögensgegenstände des Betriebs und immaterielle Werte wie Lage und Kundenbeziehungen.
Reicht die Klausel „Mit der Übergabe meiner Daten an einen potentiellen Nachfolger bin ich einverstanden“ im Kundenkarten-Formular?
Nein. Eine Einwilligung muss nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO für den bestimmten Fall und in informierter Weise erteilt werden; die betroffene Person muss wissen, welche Daten zu welchem Zweck an wen gehen. Ein unbestimmter künftiger Nachfolger erfüllt das nicht, und bei Gesundheitsdaten verlangt Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO zusätzlich eine ausdrückliche, auf diese Daten bezogene Erklärung. Eine solche Vorrats-Klausel ist unwirksam und schützt weder vor Bußgeldern noch vor der Strafbarkeit nach § 203 StGB. Erforderlich ist die konkrete Einwilligungsaktion, sobald Nachfolger und Stichtag feststehen.
Darf ich die Kundendatei ohne Einwilligungen einfach an den Nachfolger übergeben?
Nein. Ohne vorherige, ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen ist die Übermittlung unzulässig, und weil Apothekerinnen und Apotheker der Schweigepflicht nach § 203 StGB unterliegen, kann die Weitergabe strafbar sein. Vertragsklauseln, die zur Übergabe ohne Einwilligung verpflichten, sind nach § 134 BGB nichtig. Der etablierte Weg für den Bestand ohne Einwilligung ist das Zwei-Schrank-Modell: getrennte Verwahrung mit Verwahrungsvertrag und Freigabe des einzelnen Datensatzes erst nach dokumentierter Einwilligung.
Muss ich mit jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter einen neuen Arbeitsvertrag schließen?
Nein, und das ist ein verbreiteter Irrtum. Bei Übernahme des Betriebs gehen die Arbeitsverhältnisse nach § 613a BGB automatisch über, mit allen Rechten und Pflichten einschließlich der Betriebszugehörigkeit. Neue Verträge sind nicht erforderlich, Verschlechterungen im ersten Jahr grundsätzlich nicht möglich. Erforderlich ist dagegen eine vollständige Unterrichtung in Textform vor dem Übergang.
Hafte ich als Übernehmender wirklich für Schulden meines Vorgängers?
In mehreren Konstellationen ja. Führen Sie den Namen der Apotheke fort, greift § 25 Abs. 1 HGB für alle im Betrieb begründeten Verbindlichkeiten; ausschließen lässt sich das nach § 25 Abs. 2 HGB, aber nur durch unverzügliche Eintragung und Bekanntmachung im Handelsregister oder Mitteilung an den Gläubiger. Für Betriebssteuern haften Sie nach § 75 AO begrenzt auf das übernommene Vermögen, für Ansprüche der Beschäftigten aus der Zeit vor dem Übergang nach § 613a Abs. 2 BGB neben dem Veräußerer. Alle drei Punkte gehören in die Kaufvertragsverhandlung.
Gehen mit der Haftung nach § 25 HGB auch die Verträge auf den Erwerber über?
Nein. § 25 Abs. 1 HGB ordnet einen gesetzlichen Schuldbeitritt an: Der Erwerber haftet zusätzlich für die bis zum Stichtag entstandenen Verbindlichkeiten, wird dadurch aber nicht Vertragspartner und erwirbt keine Rechte aus den Verträgen. Vertragspartner der Dienstleister bleibt der bisherige Inhaber, der auch die nach dem Stichtag entstehenden Raten schuldet. Ein Eintritt in den Vertrag selbst erfordert eine Vertragsübernahme mit Zustimmung des Vertragspartners; kraft Gesetzes findet er nur in Ausnahmefällen statt, insbesondere nach § 613a BGB für Arbeitsverhältnisse und nach § 95 VVG für Sachversicherungen.
Wer muss die steuerlichen Unterlagen aus der Zeit vor der Übergabe aufbewahren — und wie lange?
Die Pflicht bleibt beim Übergebenden, weil sie personengebunden ist und beim Verkauf keine Gesamtrechtsnachfolge vorliegt. Seit 2025 gelten acht Jahre für Buchungsbelege und weiterhin zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse; solange die Festsetzungsfrist läuft, endet die Pflicht nicht. Wichtig ist, dass die Daten auswertbar bleiben — wer sein Kassensystem mitverkauft, sollte vorher exportieren und sich ein Zugriffsrecht sichern.
Kann ich meine laufenden Verträge kündigen, wenn ich die Apotheke abgebe?
Nur zu den vereinbarten Fristen. Die Aufgabe des Betriebs begründet bei Miet-, Leasing-, Wartungs-, Software- und Energieverträgen regelmäßig kein Sonderkündigungsrecht; übernimmt der Nachfolger einen Vertrag nicht, bleiben Sie bis zum nächstmöglichen ordentlichen Kündigungstermin Vertragspartner und zahlungspflichtig. Erstellen Sie deshalb frühzeitig eine Vertragsliste mit Laufzeiten und Kündigungsfristen, regeln Sie die Fortführung der betriebsnotwendigen Verträge im Kaufvertrag und kündigen Sie den Rest rechtzeitig.
Quellen und zuständige Stellen
Dieser Beitrag stützt sich auf die folgenden Normen und Entscheidungen:
- Apothekengesetz (ApoG), §§ 1, 2, 3, 7 und 8 — Erlaubnispflicht, persönliche Erteilung, Erlöschen, persönliche Leitung, zulässige Rechtsformen
- Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO), § 2a — Qualitätsmanagementsystem
- Handelsgesetzbuch (HGB), §§ 1, 17, 25, 26, 238 und 257 — Kaufmannseigenschaft, Firma, Haftung bei Firmenfortführung, Nachhaftungsbegrenzung, Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), §§ 134, 566 und 613a — Nichtigkeit gesetzeswidriger Vereinbarungen, Eintritt in Mietverhältnisse bei Grundstücksveräußerung, Betriebsübergang
- Abgabenordnung (AO), §§ 75, 140, 146a und 147 — Haftung des Betriebsübernehmers, Aufbewahrung, Kassen-Mitteilungspflicht, Datenzugriff; Aufbewahrungsfristen in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BGBl. 2024 I Nr. 323)
- Strafgesetzbuch (StGB), § 203 — Verletzung von Privatgeheimnissen
- Umsatzsteuergesetz (UStG), § 1 Abs. 1a, § 14b und § 15a — Geschäftsveräußerung im Ganzen, Rechnungsaufbewahrung, Vorsteuerberichtigung
- Fünftes Buch Sozialgesetzbuch (SGB V), § 129 und § 293 — Rahmenvertrag über die Arzneimittelversorgung, Institutionskennzeichen
- Betäubungsmittelgesetz (BtMG) und Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung (BtMVV) — Nachweisführung über Bestand und Verbleib
- Versicherungsvertragsgesetz (VVG), § 95 — Veräußerung der versicherten Sache
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Art. 4 Nr. 11, Art. 6, 7, 9, 13, 28 und 82
- BGH, Urteil vom 11.12.1991 — VIII ZR 4/91 (NJW 1992, 737) und Beschluss vom 09.11.2021 — VIII ZR 362/19 — Nichtigkeit von Übergabeklauseln über Patientendaten ohne Einwilligung
- EuGH, Urteil vom 04.10.2024 — C-21/23 („Lindenapotheke“) — Bestelldaten apothekenpflichtiger Arzneimittel als Gesundheitsdaten
Ergänzend sind die folgenden Stellen zuständig beziehungsweise geben verbindliche Auskunft: die nach Landesrecht zuständige Erlaubnisbehörde für die Betriebserlaubnis; die jeweilige Landesapothekerkammer für Approbation, Kammermitgliedschaft und Berufsordnung; die ARGE·IK für das Institutionskennzeichen; die NGDA (Netzgesellschaft Deutscher Apotheker mbH) für das N-Ident-Verfahren und securPharm; die gematik für die Telematikinfrastruktur; die Bundesopiumstelle beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte für Betäubungsmittel; das Bundesministerium der Finanzen für die GoBD; die Landesdatenschutzaufsichtsbehörden für datenschutzrechtliche Auslegungsfragen.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die rechtlichen Anforderungen bei der Übergabe einer Apotheke und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Zuständigkeiten und Verfahren sind teilweise landesrechtlich geregelt und unterscheiden sich zwischen den Bundesländern.
