Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 ist im Rahmen des „Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ (Wachstumschancengesetz) geregelt, das Änderungen am Umsatzsteuergesetz (§§ 14 und 14a UStG) beinhaltet.

Sie verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im strukturierten Format auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen. Sie dient der Förderung der Digitalisierung des Rechnungswesens sowie der Bekämpfung von Steuerbetrug. Grundlage der Regelung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, umgesetzt in Deutschland durch das E-Rechnungs-Gesetz (ERechG) und die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Die Regelungen orientieren sich an der europäischen Norm EN 16931.

Betroffene Unternehmen

Die E-Rechnungspflicht betraf zunächst nur Unternehmen, die Leistungen an öffentliche Auftraggeber (B2G – Business to Government) erbracht haben. Ab dem 1. Januar 2025 erfolgt nun eine schrittweise Ausweitung auf den innerdeutschen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).

Konkret gelten folgende Übergangsfristen und Pflichten je nach Unternehmensgröße:

Ab dem 1. Januar 2025

• Alle in Deutschland ansässigen Unternehmer im Sinne des §1 UStG müssen elektronische Rechnungen im Sinne von §4a UStG empfangen und verarbeiten können. Dies betrifft Unternehmen aller Größen.
• Für das Ausstellen elektronischer Rechnungen gilt eine Übergangsregelung. Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte PDF-Rechnungen verwenden, sofern der Empfänger zustimmt.

Ab dem 1. Januar 2026

• Große Unternehmen (Jahresumsatz > 800.000 EUR) sind verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu übermitteln. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich.

Ab dem 1. Januar 2027

• Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung strukturierter E-Rechnungen gilt auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit einem Jahresumsatz ≤ 800.000 EUR.

Ausgenommen von der Pflicht sind potenziell Kleinstunternehmen gemäß der Definition des §14 UStG (Monatsumsatz < 22.000 EUR), sofern keine explizite gesetzliche Verpflichtung besteht oder sie freiwillig elektronische Rechnungen verwenden.

Anforderungen

Die verpflichtenden E-Rechnungen müssen bestimmten strukturellen und inhaltlichen Anforderungen entsprechen:

• Verwendung eines maschinenlesbaren Formats, insbesondere XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.1.1, EU-konform).
• Elektronische Übermittlung über gesicherte Übertragungswege, z. B. Peppol-Netzwerk.
• Pflichtangaben gemäß §14 UStG: u. a. vollständige Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuerbetrag, Zahlungsinformationen.
• Einfache PDFs oder Papierrechnungen erfüllen diese Anforderungen nicht mehr und gelten als nicht konform.

Umsetzung

Unternehmen sollten frühzeitig organisatorische und technische Maßnahmen treffen, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen:

• Systemanalyse: Überprüfung der bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme auf Kompatibilität mit strukturierten E-Rechnungsformaten.
• Software-Integration: Einführung oder Anpassung von Softwarelösungen zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD).
• Daten- und Prozessmanagement: Optimierung der Rechnungsstellungs- und Eingangsprozesse unter Einbeziehung der relevanten Abteilungen.
• Mitarbeiterschulungen: Schulung der betroffenen Mitarbeitenden zu rechtlichen Anforderungen, technischen Formaten und neuen Arbeitsabläufen.
• Kommunikation mit Geschäftspartnern: Abstimmung zu Übermittlungswegen, Formaten und Zuständigkeiten.

Bei Bedarf können externe Dienstleister oder spezialisierte Plattformen eingebunden werden, um die Umstellung effizient und rechtskonform zu gestalten. Eine frühzeitige und strukturierte Umsetzung ist entscheidend, um gesetzliche Sanktionen zu vermeiden und betriebliche Vorteile zu realisieren.