Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen Pflicht. Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz die Grundlage geschaffen, die Pflicht greift in mehreren Stufen bis 2028. Was zunächst nach einem reinen Format-Wechsel aussieht, hat tiefe Auswirkungen auf Buchhaltungs-Prozesse, ERP-Systeme, Vorsteuerabzug und Archivierung. Wir fassen zusammen, was zum jetzigen Zeitpunkt geregelt ist, was Unternehmen verpflichtend umsetzen müssen und welche Übergangsfristen noch laufen.
E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes
Eine elektronische Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Praktisch erfüllen diese Anforderung in Deutschland aktuell die Formate XRechnung (rein XML) sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrid: XML eingebettet in PDF/A-3). Eine als PDF versendete Rechnung — selbst wenn sie elektronisch übermittelt wird — gilt rechtlich nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Wer ist ab wann betroffen?
Die Pflicht greift gestuft, abhängig davon, ob es um den Empfang oder den Versand von Rechnungen geht. Für den Empfang gilt seit 1. Januar 2025 eine vollständige Pflicht — jedes Unternehmen, das im inländischen B2B-Verkehr tätig ist, muss eingehende E-Rechnungen verarbeiten und archivieren können. Für den Versand laufen Übergangsfristen, die sich nach dem Vorjahresumsatz richten und bis Ende 2027 enden.
seit 2025
Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen — bereits in Kraft
ab 2027
Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro
ab 2028
Versandpflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz
Quelle: Wachstumschancengesetz, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024
Was zählt als E-Rechnung — und was nicht?
Der entscheidende Punkt ist die maschinelle Verarbeitbarkeit. Eine E-Rechnung im Rechtssinn enthält strukturierte Daten in einem XML-basierten Format, die ohne manuelle Erfassung direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme einlesbar sind. Eine PDF-Datei oder ein eingescannter Papierbeleg erfüllt diese Anforderung nicht — auch dann nicht, wenn die Datei per E-Mail versendet wird. Die folgende Gegenüberstellung verdeutlicht die zentrale Unterscheidung.
Sonstige Rechnung (kein E-Rechnung-Status)
- PDF-Datei per E-Mail versendet
- Eingescannte Papierrechnung als Bild oder PDF
- Word-Dokument oder .doc/.docx-Anhang
- Rechnung als Bild im JPEG- oder PNG-Format
- Rein visuell lesbar, nicht maschinell auswertbar
- Nach Übergangsfrist nicht mehr im B2B zulässig
E-Rechnung im Sinne der EN 16931
- XRechnung als reines XML, vom Bund vorgegebenes Format
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — XML eingebettet in PDF/A-3
- Andere EN-16931-konforme strukturierte Formate
- Direkt einlesbar in Buchhaltungs- und ERP-Systeme
- Maschinell auswertbar mit standardisierten Feldern
- Pflicht-Format im inländischen B2B nach Übergangsfrist
Was Sie jetzt umsetzen müssen
Die Empfangspflicht ist seit über einem Jahr in Kraft — Unternehmen, die noch keine Empfangsmöglichkeit für E-Rechnungen geschaffen haben, riskieren bei eingehenden Rechnungen Verzögerungen oder im Worst Case den Verlust des Vorsteuerabzugs. Für den Versand bleibt je nach Umsatz noch Zeit, jedoch ist die Vorbereitung selten in wenigen Wochen erledigt: ERP-Anbindung, Archivierung, Prozessdefinition und Mitarbeiter-Schulung greifen ineinander.
Empfangsweg klären und einrichten
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Ein normaler E-Mail-Posteingang reicht aus — XRechnungen oder ZUGFeRD-PDFs müssen jedoch von Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System eingelesen werden können. Prüfen Sie, ob Ihre Software das Format nativ unterstützt oder ob Sie ein Konvertierungs-Tool benötigen.
Buchhaltungs-Software auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
Klären Sie mit Ihrem Software-Anbieter, ob Erfassung, Verarbeitung und Versand von E-Rechnungen abgedeckt sind. Etablierte Lösungen wie AGENDA, DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, Lexware oder sevDesk bieten in der Regel die nötigen Funktionen — entscheidend ist die korrekte Konfiguration und Integration in Ihre bestehenden Workflows.
GoBD-konforme Archivierung sicherstellen
E-Rechnungen sind im Originalformat — also als XML beziehungsweise PDF/A-3 — revisionssicher zu archivieren. Eine reine Ablage als ausgedrucktes PDF reicht nicht. Achten Sie auf unveränderbare Speicherung, lückenlose Auffindbarkeit und Aufbewahrung über die volle Frist von zehn Jahren nach § 257 HGB.
Ausgangsrechnungs-Prozess auf 2027 vorbereiten
Auch wenn Sie noch in der Übergangsfrist sind, ist die Umstellung des Rechnungs-Versands auf E-Rechnung kein Sprint. Definieren Sie einen Zeitplan, klären Sie die Schnittstelle aus Ihrem ERP zu Ihrem Versand-Provider und prüfen Sie die Belastbarkeit der Datenfelder. Stammdaten Ihrer Kunden müssen vollständig sein, etwa Leitweg-IDs für Behördenkunden.
Mitarbeitende schulen und Prozesse dokumentieren
Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf müssen wissen, was eine E-Rechnung ist, wie sie zu erkennen ist und wie sie verarbeitet wird. Dokumentieren Sie den Prozess in einer Verfahrensanweisung — das schafft Klarheit im Tagesgeschäft und ist Bestandteil einer GoBD-konformen Aufstellung.
Wo die Pflicht nicht greift
Nicht jede Rechnung fällt unter die neue Pflicht. Der Gesetzgeber hat klare Ausnahmen vorgesehen — sie gelten dauerhaft, also auch nach Ende der Übergangsfristen 2028. Wer in einer dieser Konstellationen Rechnungen ausstellt, kann weiterhin sonstige Rechnungen verwenden — etwa als PDF oder Papier.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Keine E-Rechnungspflicht besteht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, für Fahrausweise wie Bahn- oder Flugtickets, für Rechnungen an Endverbraucher (B2C), für nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen sowie für Rechnungen an Unternehmer im Ausland. Im Zweifelsfall lohnt sich eine Einzelfallprüfung — vor allem bei grenznahen Konstellationen und bei steuerfreien Umsätzen.
Was bei Nicht-Einhaltung droht
Die Konsequenzen einer nicht-konformen Rechnung sind unangenehm und treffen vor allem den Empfänger. Eine Rechnung, die nach Ablauf der Übergangsfrist nicht im vorgeschriebenen Format ausgestellt wird, ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Damit entfällt der Vorsteuerabzug — der Empfänger muss die Vorsteuer korrigieren und kann sie erst geltend machen, wenn er eine ordnungsgemäße E-Rechnung erhalten hat. Hinzu kommen mögliche Bußgelder nach § 379 AO sowie Risiken bei steuerlichen Außenprüfungen, wenn die GoBD-konforme Archivierung nicht eingehalten wurde.
Checkliste — was Sie jetzt prüfen sollten
- Empfangsweg für E-Rechnungen ist eingerichtet und im Tagesgeschäft erprobt
- Buchhaltungs- oder ERP-System unterstützt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1
- GoBD-konforme Archivierung im Originalformat über zehn Jahre ist sichergestellt
- Stammdaten der Kunden enthalten alle Pflichtfelder, einschließlich Leitweg-IDs für öffentliche Auftraggeber
- Verfahrensanweisung zur E-Rechnungsverarbeitung ist dokumentiert und allen relevanten Mitarbeitenden bekannt
- Zeitplan für den Umstieg auf den E-Rechnungs-Versand zum 1. Januar 2027 oder 2028 ist definiert
- Steuerberater oder Outsourcing-Partner ist in den Prozess eingebunden und kennt das gewählte Format
Häufig gestellte Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung wirklich nicht mehr aus?
Im inländischen B2B-Verkehr nach Ablauf der Übergangsfrist nicht. Eine reine PDF-Datei enthält keine strukturierten, maschinell auswertbaren Daten und erfüllt damit nicht die Anforderungen der EN 16931. Möglich bleibt ZUGFeRD, das die Lesbarkeit eines PDF mit den XML-Daten kombiniert — der maschinell auswertbare Teil wird im PDF eingebettet. Aktuell ist die PDF im Versand bis Ende 2026 (oder 2027 bei kleineren Umsätzen) noch übergangsweise zulässig.
Welches Format ist das richtige — XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate sind rechtlich gleichwertig, sie unterscheiden sich in der praktischen Handhabung. XRechnung ist reines XML und damit ausschließlich maschinell verarbeitbar — typisch für Behörden- und Großkundenverkehr. ZUGFeRD kombiniert XML mit einem visuell lesbaren PDF und eignet sich für Empfänger, die noch keine vollautomatisierte Verarbeitung umgesetzt haben. Im Mittelstand setzt sich ZUGFeRD aktuell stärker durch.
Mein Unternehmen hat nur wenige Rechnungen — gilt die Pflicht trotzdem?
Ja, die Empfangspflicht ist umsatzunabhängig. Auch ein Unternehmen mit zehn ausgehenden und fünf eingehenden Rechnungen pro Jahr muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Bei der Versandpflicht greifen die Umsatzgrenzen nur für die zeitliche Verschiebung — bis 2027 versenden Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 alle.
Welche Rolle spielt mein Steuerberater bei der Umstellung?
Eine zentrale. Ihr Steuerberater liest die E-Rechnungen in seine Buchhaltungssoftware ein, achtet auf GoBD-konforme Archivierung und berät zur korrekten umsatzsteuerlichen Behandlung. Klären Sie früh, in welchem Format er die Daten benötigt und ob er bereits über eine entsprechende Schnittstelle verfügt. Bei externer Buchhaltung gilt das gleiche für Ihren Outsourcing-Partner.
Was passiert, wenn ein Lieferant uns weiterhin eine PDF-Rechnung schickt?
Während der Übergangsfrist ist das zulässig — sofern der Lieferant unter die jeweilige Ausnahmeregelung fällt. Nach Ablauf der Übergangsfrist ist eine PDF-Rechnung im B2B-Verkehr keine ordnungsgemäße Rechnung mehr; der Vorsteuerabzug ist gefährdet, bis eine korrekte E-Rechnung nachgereicht wird. Praktisch sollten Sie Lieferanten frühzeitig anschreiben und die Umstellung einfordern.
Wir nutzen ein Branchen-ERP — wer prüft, ob es E-Rechnungs-tauglich ist?
Die Verantwortung liegt beim Unternehmen, die fachliche Bewertung gehört in die Hand Ihres ERP-Anbieters und gegebenenfalls eines externen IT-Dienstleisters oder Beraters. Klären Sie schriftlich, welche Formate aktuell unterstützt werden, ob Updates anstehen und wer die Konfiguration der Schnittstellen übernimmt. Bei eigenentwickelten oder stark angepassten Systemen kann ein Compliance-Check sinnvoll sein.
