Als spezialisiertes Unternehmen im Bereich Datenschutz bieten wir Ihnen die umfassende Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten – speziell zugeschnitten auf die Anforderungen von Notariaten. Aufgrund Ihrer Stellung als Träger eines öffentlichen Amtes (§ 1 BNotO) sind Sie nach Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Wir übernehmen diese Funktion professionell, rechtssicher und effizient – damit Sie sich voll auf Ihre notarielle Tätigkeit konzentrieren können.

Offizielle Benennung und Meldung

Zu Beginn der Zusammenarbeit erfolgt die formale Bestellung unseres externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Notariat. Selbstverständlich übernehmen wir auch die erforderliche Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde und dokumentieren alle relevanten Vorgänge rechtskonform zur Erfüllung Ihrer Nachweispflichten.

• Offizielle Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Notariat
• Meldung der Benennung bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde
• Rechtssichere Dokumentation aller relevanten Vorgänge zur Erfüllung Ihrer Nachweispflicht

Initiale Bestandsaufnahme (Audit)

Im Rahmen einer initialen Bestandsaufnahme analysieren wir Ihre bestehende Datenschutzorganisation, prüfen Prozesse und IT-Systeme und identifizieren mögliche Schwachstellen. Auf Basis dieser Analyse erhalten Sie fundierte Empfehlungen zur Optimierung Ihrer Datenschutzstruktur.

• Durchführung eines umfassenden Datenschutzaudits zu Beginn der Zusammenarbeit
• Analyse und Bewertung Ihrer bestehenden Datenschutzorganisation, Prozesse und IT-Systeme
• Identifikation von Schwachstellen und Empfehlungen zur Optimierung

Erstellung und Pflege der Datenschutzdokumentation

Ein zentraler Bestandteil unserer Leistung ist die Beratung bei der Erstellung der datenschutzrelevanten Dokumente. Dazu zählen das gesetzlich vorgeschriebene Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, praxisgerechte Datenschutzrichtlinien für Ihre Kanzlei sowie die vollständige Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Datensicherheit.

• Erstellung und Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO
• Unterstützung bei der Erstellung praxisgerechter Datenschutzrichtlinien für Ihre Kanzlei
• Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Datensicherheit nach Art. 32 DSGVO

Laufende datenschutzrechtliche Beratung

Darüber hinaus stehen wir Ihnen für alle datenschutzrechtlichen Fragestellungen im Kanzleialltag beratend zur Seite. Ob bei der Einführung neuer Software, der Prüfung von Datenschutzerklärungen oder der Gestaltung digitaler Prozesse – wir begleiten Sie zuverlässig und lösungsorientiert. Bei Bedarf führen wir auch Datenschutz-Folgenabschätzungen durch und beraten Sie umfassend zu deren Durchführung und Dokumentation.

• Persönliche Beratung zu datenschutzrelevanten Fragestellungen im Tagesgeschäft
• Begleitung bei der Einführung neuer digitaler Prozesse, Software oder Kommunikationssysteme
• Prüfung und Anpassung von Datenschutzhinweisen, Einwilligungserklärungen und Formularen
• Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen nach Art. 35 DSGVO

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Ein weiterer Schwerpunkt unserer Dienstleistung ist die Schulung und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeitenden. Wir vermitteln praxisnahes Wissen zum sicheren Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten, erstellen Schulungsunterlagen und stellen entsprechende Nachweise zur Verfügung, damit Sie auch Ihrer Rechenschaftspflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde jederzeit gerecht werden.

• Durchführung praxisnaher Schulungen für Sie und Ihr Kanzleiteam
• Sensibilisierung für datenschutzkonformes Verhalten im Kanzleialltag
• Bereitstellung von Schulungsunterlagen und Nachweisen zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht

Laufende Kontrolle und Überwachung

Unsere Betreuung umfasst zudem die regelmäßige Überprüfung Ihrer Datenschutzorganisation. In Form von internen Prüfungen und Soll-Ist-Abgleichen analysieren wir die Einhaltung der DSGVO und unterstützen Sie bei der Umsetzung notwendiger Maßnahmen. Bei Anfragen oder Prüfungen durch die Aufsichtsbehörde übernehmen wir die Kommunikation und sind auch Ansprechpartner für Ihre Mandantinnen und Mandanten bei datenschutzbezogenen Anliegen, etwa Auskunfts- oder Löschbegehren.

• Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Erstellung von Prüfberichten und Handlungsempfehlungen
• Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen bei festgestellten Mängeln

Ansprechpartner für Behörden und Betroffene

Sollte es zu einem Datenschutzvorfall oder Datenleck kommen, stehen wir Ihnen sofort zur Seite. Wir helfen bei der Bewertung der Sachlage, prüfen Meldepflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO und unterstützen Sie bei der Kommunikation mit Behörden und betroffenen Personen.

• Übernahme der Kommunikation mit Datenschutzaufsichtsbehörden im Prüf- oder Beschwerdefall
• Ansprechpartner für Ihre Mandantinnen und Mandanten bei datenschutzbezogenen Anliegen
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Betroffenenrechten (z. B. Auskunfts- oder Löschanfragen)

Unterstützung bei Datenschutzvorfällen

• Soforthilfe im Falle eines Datenschutzvorfalls oder Datenlecks
• Beratung zur rechtlichen Bewertung und Meldepflicht nach Art. 33 und 34 DSGVO
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Behörden und betroffenen Personen

Rechtliche und technische Weiterentwicklung

Selbstverständlich behalten wir auch die Entwicklungen im Datenschutzrecht im Blick. Wir informieren Sie regelmäßig über relevante Änderungen und sorgen dafür, dass Ihre Datenschutzprozesse stets aktuellen gesetzlichen und technischen Anforderungen entsprechen.

• Laufende Beobachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen
• Information über relevante Gesetzesänderungen und Empfehlungen zur Umsetzung
• Anpassung Ihrer Datenschutzprozesse an neue technische Entwicklungen oder Standards

Ihre Vorteile

Mit uns als externem Datenschutzbeauftragten profitieren Sie von klarer Rechtssicherheit, einer spürbaren Entlastung im Kanzleialltag und unserer langjährigen Erfahrung im Notariatswesen. Wir bieten Ihnen kontinuierliche Betreuung, transparente Kommunikation und fundierte Fachkenntnis – alles aus einer Hand.

• Klarer Rechtssicherheit durch DSGVO-konforme Umsetzung
• Entlastung im Kanzleialltag und Vermeidung von Haftungsrisiken
• Hoher fachlicher Kompetenz und Branchenkenntnis im Notariatswesen
• Transparenter Kommunikation und kontinuierlicher Betreuung

Fazit

Unsere Dienstleistung als externer Datenschutzbeauftragter unterstützt Sie als Notar oder Notarin dabei, Ihre gesetzlichen Pflichten verlässlich zu erfüllen und gleichzeitig das Vertrauen Ihrer Mandantschaft zu stärken. Sprechen Sie uns gern an – wir beraten Sie individuell und begleiten Sie mit Know-how und Weitblick durch alle Fragen des Datenschutzes im Notariat.