Die Einhaltung steuerlicher Vorschriften ist ein zentrales Anliegen des deutschen Gesetzgebers, insbesondere im Bereich der Bargeldtransaktionen. Um Steuerhinterziehung zu verhindern und die Transparenz im Zahlungsverkehr zu erhöhen, wurde im Rahmen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme eingeführt. Diese Pflicht stellt sicher, dass jedes eingesetzte Kassensystem beim Finanzamt registriert wird, um Manipulationen zu erschweren. Der folgende Beitrag beleuchtet die rechtlichen Grundlagen, betroffenen Unternehmen, Anforderungen, Konsequenzen bei Nichteinhaltung sowie die praktische Umsetzung dieser Meldepflicht.

Betroffene Unternehmen

Grundsätzlich sind alle Unternehmen betroffen, die elektronische Aufzeichnungssysteme zur Erfassung von Barverkäufen nutzen. Dazu zählen unter anderem Einzelhändler, Gastronomiebetriebe, Friseure, Handwerksbetriebe und sonstige Dienstleister. Nicht betroffen sind hingegen Unternehmen, die ausschließlich mit Rechnung oder im reinen Online-Geschäft arbeiten, sofern keine elektronische Registrierkasse zur Anwendung kommt. Entscheidend ist, dass das Kassensystem zur Erfassung von Bargeldgeschäften verwendet wird und eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) integriert ist.

Seit 2025 sind auch folgende Systeme ausdrücklich meldepflichtig:

• Tablet- und App-Kassen
• Waagen mit Kassenfunktion
• Hotel-, Arzt- und andere Branchensoftware mit integrierter Zahlungsabwicklung
• EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (auch ohne TSE, sofern ein elektronisches Aufzeichnungssystem vorliegt)

Anforderungen

Die rechtlichen Grundlagen für die Meldepflicht finden sich insbesondere in § 146a Abgabenordnung (AO) sowie in der KassenSichV. Seit dem 1. Januar 2020 müssen elektronische Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese TSE schützt die Kassendaten vor Manipulation und umfasst ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle.

Unterschieden wird zwischen:

• Elektronischen Kassensystemen mit TSE: Diese unterliegen der vollständigen Meldepflicht.
• PC-Kassensystemen: Diese müssen ebenfalls mit einer TSE ausgestattet und gemeldet werden.
• Offene Ladenkassen (z. B. Geldkassette ohne elektronische Erfassung): Sie unterliegen nicht der TSE- oder Meldepflicht, jedoch gelten erhöhte Anforderungen an die manuelle Dokumentation und Kassenführung.

Fristen

• Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Neue Systeme (ab 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen): Meldung innerhalb eines Monats.
• Jede Meldung muss sämtliche Systeme je Betriebsstätte umfassen.
• Die elektronische Meldung erfolgt ausschließlich über „Mein ELSTER“ oder automatisiert per ERiC-Schnittstelle.

Strafen bei Nichteinhaltung

Die Nichtbeachtung der Meldepflicht kann schwerwiegende Folgen haben. Gemäß § 379 AO stellt die fehlende oder falsche Meldung eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden kann. Darüber hinaus kann das Finanzamt Hinzuschätzungen vornehmen, wenn Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung bestehen. In besonders schweren Fällen können auch steuerstrafrechtliche Konsequenzen drohen. Unternehmen sind daher gut beraten, den gesetzlichen Anforderungen vollumfänglich nachzukommen.

Umsetzung

Zur Umsetzung der Meldepflicht sind folgende Schritte erforderlich:

1. Systembestand erfassen
   • Liste aller eingesetzten Geräte inkl. Seriennummern, TSE-ID, Hersteller, Typ, Standort
   • Auch geleaste oder gemietete Systeme sind meldepflichtig
2. Frist prüfen
   • Bis 31.07.2025 für Altgeräte
   • Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme ab dem 01.07.2025
3. Zugang zu den Formularen erfolgt ELSTER
   • ELSTER-Zertifikat oder digitaler Personalausweis erforderlich
   • Link: https://www.elster.de
4. Datenmeldung durchführen
   • Formular: „Mitteilung elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a AO)“
   • Einzutragen: Steuernummer, Geräteart, Seriennummer, Hersteller, Einsatz- und ggf. Außerbetriebnahmedatum, TSE-Zertifizierungs-ID
   • Eine Meldung pro Betriebsstätte mit allen aktiven Systemen
5. Dokumentation & Archivierung
   • Bestätigung der Übermittlung speichern
   • Prozessdokumentation aktualisieren (GoBD-konform)
   • Schulung der Mitarbeitenden sicherstellen

Fazit

Die Meldepflicht für Kassensysteme ist seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Sie betrifft nicht nur klassische Registrierkassen, sondern auch branchenspezifische Lösungen wie App-Kassen, Waagen, Taxameter oder Arztsoftware mit Kassenfunktion. Die Übergangsfrist endet am 31. Juli 2025, danach gilt eine einmonatige Meldefrist. Unternehmen müssen sämtliche eingesetzten Systeme je Betriebsstätte erfassen und zentral über ELSTER melden. Eine korrekte, fristgerechte und vollständig dokumentierte Umsetzung schützt vor Sanktionen und stärkt die steuerliche Rechtssicherheit. Gerne unterstützen wir Sie hierbei!

Weiterführende Links:
Ausfüllanleitung –Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)