Wer im Geschäft eine elektronische Kasse einsetzt, muss diese seit Anfang 2025 dem Finanzamt melden. Was lange angekündigt, aber mangels technischem Verfahren immer wieder verschoben wurde, ist nun verbindlich: Die Mitteilungspflicht nach der Abgabenordnung ist scharf geschaltet. Betroffen ist nahezu jeder Betrieb mit Bargeld- oder Kartenzahlung – vom Einzelhandel über die Gastronomie bis zur Arztpraxis.
Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO
Die Vorschrift verpflichtet Unternehmen, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme – also computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen – samt der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Sie geht auf das Kassengesetz von 2016 zurück, konnte jedoch erst greifen, seit zum 1. Januar 2025 ein elektronisches Meldeverfahren über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung steht.
Wer melden muss und was zu melden ist
Meldepflichtig ist, wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst. Der Begriff ist weit zu verstehen: Erfasst werden stationäre Kassen ebenso wie Kassen-Apps, mobile Handhelds und EU-Taxameter. Auch gemietete oder geleaste Systeme sind ausdrücklich nicht ausgenommen. Mitzuteilen sind unter anderem die Art des Systems sowie die Zertifizierungs-ID und die Seriennummer der eingesetzten TSE.
Eine Besonderheit ist die sogenannte Brutto-Methode: Bei jeder Mitteilung sind stets alle Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte gemeinsam zu übermitteln, nicht nur das neu hinzugekommene. Wer mehrere Betriebsstätten unterhält, gibt für jede eine eigene Mitteilung ab.
Die Fristen im Überblick
Bestandssysteme
Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden – also auch alle Altsysteme aus den Vorjahren – waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Betriebe, die diese Frist versäumt haben, sollten die Meldung umgehend nachholen, um Beanstandungen zu vermeiden.
Neuanschaffungen
Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, gilt eine laufende Frist von einem Monat ab Anschaffung. Diese Monatsfrist ist die eigentliche Dauerpflicht, die jeden Betrieb bei jeder neuen Kasse betrifft.
Außerbetriebnahme
Wird ein System ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen, ist auch dies innerhalb eines Monats mitzuteilen – allerdings nur, wenn die Anschaffung des betroffenen Systems zuvor bereits gemeldet wurde.
Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch – entweder per Direkteingabe im ELSTER-Formular, per Upload einer XML-Datei oder über die ERiC-Schnittstelle aus einer geeigneten Kassen- oder Steuersoftware. Papiervordrucke sind nicht vorgesehen. Da die Mitteilung an die laufende Finanzbuchhaltung und an die Stammdaten der eingesetzten Systeme anknüpft, lässt sich die Pflicht sinnvoll im Rahmen der Finanzbuchhaltung mitführen.
Zum Mitnehmen
Die Kassen-Meldepflicht ist kein einmaliger Stichtag, sondern eine Dauerpflicht: Jede neue Kasse ist binnen eines Monats zu melden, und jede Mitteilung umfasst stets alle Systeme einer Betriebsstätte. Wer seine Aufzeichnungssysteme und die zugehörigen TSE-Daten strukturiert dokumentiert, erfüllt die Pflicht ohne großen Aufwand und vermeidet Beanstandungen bei der nächsten Prüfung.
Häufige Fragen
Muss ich auch eine geleaste Kasse melden?
Ja. Gemietete und geleaste Kassensysteme sind von der Mitteilungspflicht ausdrücklich nicht ausgenommen. Maßgeblich ist der Einsatz des Systems im Betrieb, nicht die Eigentumsfrage. Auch solche Systeme müssen mit Art, Zertifizierungs-ID und Seriennummer der TSE gemeldet werden.
Was bedeutet die Brutto-Methode bei der Meldung?
Die Brutto-Methode verlangt, dass bei jeder Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme gemeinsam übermittelt werden – nicht nur das neu hinzugekommene oder geänderte System. Jede Anschaffung, Außerbetriebnahme oder Änderung führt damit zu einer vollständig aktualisierten Mitteilung für die betroffene Betriebsstätte.
Wie wird die Meldung übermittelt?
Die Mitteilung erfolgt ausschließlich elektronisch. Möglich sind die Direkteingabe im ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“, der Upload einer XML-Datei in Mein ELSTER oder die Übertragung aus einer geeigneten Software über die ERiC-Schnittstelle. Pro Betriebsstätte ist jeweils eine eigene Mitteilung erforderlich.
