Was Know Your Customer im Kern verlangt.
Know Your Customer (KYC) bezeichnet die Pflicht, Geschäftspartner vor Begründung der Geschäftsbeziehung zu identifizieren, ihre Angaben zu überprüfen und das mit ihnen verbundene Risiko einzuschätzen. Rechtlich ist KYC kein eigenständiges Regelwerk, sondern der gängige Name für die kundenbezogenen Sorgfaltspflichten der §§ 10 bis 17 Geldwäschegesetz. Ihr Zweck ist es, zu verhindern, dass Unternehmen unwissentlich für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung genutzt werden. Wer als Verpflichteter unter das Geldwäschegesetz fällt, muss diese Prüfung nachweisbar durchführen, bevor ein Konto eröffnet, ein Mandat angenommen oder eine Transaktion über den maßgeblichen Schwellenwerten ausgeführt wird.
01
erster Schritt
Identifizieren
Erhebung der Angaben zum Vertragspartner, zu etwaig auftretenden Personen und zum wirtschaftlich Berechtigten. Bei natürlichen Personen Name, Geburtsdatum, Anschrift und Ausweisdaten, bei juristischen Personen Firma, Rechtsform, Registernummer und Vertretungsverhältnisse.
02
zweiter Schritt
Überprüfen
Verifikation der erhobenen Angaben anhand geeigneter Nachweise — Ausweisdokument, Registerauszug, Bestätigung aus dem Transparenzregister. Erst die Überprüfung macht aus einer bloßen Behauptung eine belastbare Feststellung der Identität.
03
dritter Schritt
Risiko bewerten
Einordnung der Geschäftsbeziehung in eine Risikostufe anhand von Kunde, Produkt, Region und Transaktionsmuster. Aus der Bewertung ergibt sich, welche Sorgfaltstiefe angemessen ist und ob verstärkte Maßnahmen greifen, etwa bei politisch exponierten Personen oder Hochrisikoländern.
Unsere Rolle in einem Satz
Wir unterstützen Ihr Unternehmen beim Aufbau der internen Strukturen, mit denen Sie Ihre KYC-Pflichten zuverlässig erfüllen. Wir bringen die Methodik, die Prozesslogik und die Dokumentationsvorlagen ein und richten das Verfahren auf Ihr Geschäftsmodell aus. Die laufende Prüfung Ihrer Kunden und die Verantwortung dafür bleiben in Ihrem Haus, dort, wo das Geldwäschegesetz sie verortet.
Wer KYC-Pflichten erfüllen muss.
Der Kreis der Verpflichteten nach § 2 Geldwäschegesetz reicht längst über Banken und Finanzdienstleister hinaus. Betroffen sind unter anderem Versicherungsvermittler, Immobilienmakler, Güterhändler ab bestimmten Bargeldschwellen, Kunst- und Edelmetallhändler sowie rechts- und steuerberatende Berufe in bestimmten Konstellationen. Für viele dieser Unternehmen ist KYC keine vertraute Routine, sondern eine Pflicht, die mit empfindlichen Bußgeldern bewehrt ist und im Aufsichtsfall lückenlose Dokumentation verlangt.
§ 10 GwG
Allgemeine Sorgfaltspflichten
Der Grundtatbestand: Identifizierung, Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, Einholung von Informationen über Zweck und Art der Geschäftsbeziehung sowie deren kontinuierliche Überwachung.
§ 11 GwG
Zeitpunkt & Umfang
Die Identifizierung hat grundsätzlich vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder vor Ausführung der Transaktion zu erfolgen. § 11 legt fest, welche Angaben je nach Personenart zu erheben sind.
§ 14 GwG
Vereinfachte Pflichten
Liegt nachweislich nur ein geringes Risiko vor, kann der Umfang der Maßnahmen reduziert werden. Die Erleichterung muss jedoch begründet und dokumentiert sein, ein pauschaler Verzicht ist nicht zulässig.
§ 15 GwG
Verstärkte Pflichten
Bei erhöhtem Risiko greifen verstärkte Sorgfaltspflichten, etwa bei politisch exponierten Personen, bei Bezug zu Hochrisikoländern oder bei ungewöhnlichen Transaktionsmustern. Die Maßnahmen sind dann auszuweiten.
Dokumentation ist Pflicht, nicht Kür
Sämtliche erhobenen Angaben und durchgeführten Prüfschritte sind aufzuzeichnen und in der Regel fünf Jahre aufzubewahren. Im Aufsichtsfall prüfen die Behörden, ob zu jedem Kunden vollständige, nachvollziehbare Unterlagen vorliegen. Ein inhaltlich gelebter, aber schlecht dokumentierter KYC-Prozess schützt im Zweifel ebenso wenig wie gar keiner, weshalb wir die Nachweisführung von Anfang an mitdenken.
Die Sorgfaltstiefe folgt dem Risiko.
Das Geldwäschegesetz verlangt keine gleichförmige Tiefenprüfung jedes Kunden, sondern einen risikobasierten Ansatz: Der Aufwand richtet sich nach dem konkreten Risiko der Geschäftsbeziehung. Daraus ergeben sich drei abgestufte Niveaus, zwischen denen Ihr Verfahren anhand nachvollziehbarer Kriterien einordnen muss. Die folgende Darstellung zeigt das Prinzip von der erleichterten bis zur verstärkten Sorgfalt.
Vereinfacht
Reduzierter Umfang
Bei nachweislich geringem Risiko dürfen Umfang und Häufigkeit der Maßnahmen reduziert werden. Die Erleichterung setzt eine dokumentierte Risikoeinschätzung voraus und entbindet nicht von der Grundpflicht zur Identifizierung.
Allgemein
Der Regelfall
Identifizierung, Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, Klärung von Zweck und Art der Geschäftsbeziehung sowie deren laufende Überwachung. Dies ist der Standard, an dem sich jede Geschäftsbeziehung zunächst messen lassen muss.
Verstärkt
Erweiterte Maßnahmen
Bei politisch exponierten Personen, Bezug zu Hochrisikoländern oder auffälligen Mustern sind zusätzliche Maßnahmen zu treffen, etwa die Klärung der Herkunft der Vermögenswerte und eine Zustimmung der Führungsebene zur Geschäftsbeziehung.
Der Kern eines tragfähigen Verfahrens
Entscheidend ist nicht, möglichst tief zu prüfen, sondern die richtige Tiefe begründet zu wählen. Ein Verfahren, das jeden Kunden gleich behandelt, ist entweder unverhältnismäßig aufwändig oder im Risikofall unzureichend. Wir entwickeln mit Ihnen die Kriterien, anhand derer Ihr Haus eine Geschäftsbeziehung einer Stufe zuordnet, sodass die Einstufung im Aufsichtsfall nachvollziehbar und verteidigbar ist.
Was wir Sie unterstützen können.
Wir sind externe Berater für den Aufbau interner Strukturen. Wir bringen die Methodik, die Prozesslogik und die Dokumentationsvorlagen ein und richten sie auf Ihr Geschäftsmodell und Ihre Risikolage aus. Das Verfahren betreiben anschließend Sie, mit klaren Abläufen, geschultem Personal und einer Dokumentation, die einer Prüfung standhält. So bleibt die Verantwortung dort, wo der Gesetzgeber sie verortet, während Sie auf einem belastbaren Fundament aufsetzen.
Risikoanalyse nach § 5 GwG
Wir erstellen mit Ihnen die unternehmensspezifische Risikoanalyse als Fundament des gesamten KYC-Prozesses und leiten daraus ab, welche Geschäftsbeziehungen welche Sorgfaltstiefe verlangen.
Identifizierungs-Workflow
Wir entwerfen den Ablauf von der Datenerhebung über die Verifikation bis zur Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, abgestimmt auf Ihre Kanäle und Kundengruppen.
PEP- & Sanktionslisten-Logik
Wir konzipieren den Abgleich gegen Sanktionslisten und die Behandlung politisch exponierter Personen, inklusive der Auslöser für verstärkte Sorgfaltspflichten und der Dokumentation der Treffer.
Laufende Überwachung
Wir gestalten die kontinuierliche Überwachung bestehender Geschäftsbeziehungen sowie die Auslöser für eine Aktualisierung der Kundendaten, damit Ihr Wissen über den Kunden aktuell bleibt.
Dokumentation & Aufbewahrung
Wir richten die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsroutinen ein, sodass zu jeder Geschäftsbeziehung vollständige und prüffeste Unterlagen über die gesetzliche Frist vorliegen.
Schulung & Beauftragten-Rolle
Wir schulen die mit KYC befassten Mitarbeitenden und übernehmen auf Wunsch die Rolle des externen Geldwäschebeauftragten als verlässlichen Ansprechpartner für Ihr Haus.
Was nicht enthalten ist
Wir bauen Ihre internen Strukturen auf und befähigen Ihr Team, die Prüfung selbst durchzuführen. Wir übernehmen nicht stellvertretend die laufende Identifizierung Ihrer Kunden und führen keine detektivischen Ermittlungen. Eine rechtsverbindliche Beratung zum Einzelfall gehört in anwaltliche Hand; ebenso ersetzen wir keine geldwäscherechtliche Aufsichtsentscheidung. Unser Beitrag ist das tragfähige Verfahren, mit dem Sie Ihre Pflichten erfüllen.
Anschluss an Ihre bestehenden Pflichten.
KYC steht selten für sich allein. Die Kundensorgfaltspflichten sind Teil eines größeren geldwäscherechtlichen Pflichtenkreises und berühren zugleich den Datenschutz, weil bei jeder Identifizierung personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ein Verfahren, das diese Schnittstellen von Anfang an mitdenkt, vermeidet Doppelstrukturen und Lücken zugleich.
KYC-Prozess
Identifizieren, überprüfen, Risiko bewerten — risikobasiert und nachweisbar
Internes Sicherungssystem
KYC ist ein Baustein der internen Sicherungsmaßnahmen. Wir binden den Prozess in Ihr geldwäscherechtliches Gesamtkonzept ein, gemeinsam mit Risikoanalyse, Meldewesen und der Funktion des Geldwäschebeauftragten.
Brücke zum Meldewesen
Ergibt die Kundenprüfung Auffälligkeiten, kann eine Verdachtsmeldung an die FIU erforderlich werden. Wir gestalten den Übergang von der KYC-Auffälligkeit zur strukturierten Meldeentscheidung, damit im Ernstfall kein Bruch entsteht.
Rechtmäßige Datenverarbeitung
Jede Identifizierung verarbeitet personenbezogene Daten, deren Verarbeitung sich aus der gesetzlichen Pflicht rechtfertigt. Wir verzahnen den KYC-Prozess mit Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und den Lösch- und Aufbewahrungsregeln.
Vom ersten Gespräch zum tragfähigen Verfahren.
Der Aufbau eines KYC-Prozesses folgt einem klaren Pfad. Je nach Reifegrad Ihrer bestehenden Geldwäsche- und Datenschutz-Dokumentation, der Zahl Ihrer Kundengruppen und der Komplexität Ihres Geschäftsmodells bewegt sich ein Mandat typischerweise im Rahmen weniger Wochen bis zu einigen Monaten.
Bestandsaufnahme
Klärung Ihrer Verpflichteten-Eigenschaft, Erhebung der Kundengruppen, Kanäle und der bereits gelebten Prüfpraxis.
1–2 Wochen
Risikoanalyse
Erstellung der unternehmensspezifischen Risikoanalyse und Ableitung der Sorgfaltsstufen für Ihre Geschäftsbeziehungen.
2–4 Wochen
Prozess & Dokumentation
Ausarbeitung des Identifizierungs-Workflows, der PEP- und Sanktionslisten-Logik sowie der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsroutinen.
3–6 Wochen
Einführung & Schulung
Schulung der mit KYC befassten Mitarbeitenden und Übergabe des Verfahrens in den laufenden Betrieb Ihres Hauses.
2–3 Wochen
Betrieb & Aktualisierung
Begleitung im laufenden Betrieb, Auslöser für die Aktualisierung der Kundendaten und Nachweisführung für die Aufsicht.
laufend
Was Mandantinnen und Mandanten häufig fragen.
Die wiederkehrenden Fragen drehen sich um die eigene Betroffenheit, um Umfang und Tiefe der Prüfung und um unsere Rolle dabei. Eine Auswahl der Punkte, die im Erstgespräch regelmäßig aufkommen.
Sind wir überhaupt KYC-pflichtig?
Das hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen zu den Verpflichteten nach § 2 Geldwäschegesetz zählt. Neben Banken und Finanzdienstleistern betrifft das unter anderem Versicherungsvermittler, Immobilienmakler, Güterhändler ab bestimmten Bargeldschwellen sowie rechts- und steuerberatende Berufe in bestimmten Konstellationen. Am Anfang jedes Mandats steht daher die Klärung Ihrer Verpflichteten-Eigenschaft und des Umfangs, in dem die Pflichten für Sie gelten.
Führen Sie die Kundenprüfung für uns durch?
Nein. Unser Modell ist der Aufbau interner Strukturen, nicht die stellvertretende Durchführung. Wir entwickeln mit Ihnen das Verfahren, die Workflows und die Dokumentation und schulen Ihr Team, sodass Sie die laufende Identifizierung und Risikobewertung Ihrer Kunden selbst zuverlässig vornehmen können. Die Verantwortung dafür bleibt in Ihrem Haus, dort, wo das Geldwäschegesetz sie verortet.
Müssen wir jeden Kunden gleich intensiv prüfen?
Nein, das Gesetz verlangt einen risikobasierten Ansatz. Bei nachweislich geringem Risiko kann der Umfang reduziert werden, im Regelfall gelten die allgemeinen Sorgfaltspflichten, und bei erhöhtem Risiko sind verstärkte Maßnahmen zu treffen. Entscheidend ist, dass Ihr Haus die Zuordnung anhand nachvollziehbarer Kriterien begründet. Diese Kriterien erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen, damit die Einstufung im Aufsichtsfall verteidigbar ist.
Was bedeutet die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten?
Hinter einer Geschäftsbeziehung kann eine andere Person stehen als der unmittelbare Vertragspartner. Das Geldwäschegesetz verlangt deshalb, die natürliche Person zu ermitteln, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht. Bei juristischen Personen führt das über die Beteiligungs- und Kontrollverhältnisse und häufig über das Transparenzregister. Wir gestalten den Prozessschritt so, dass diese Feststellung strukturiert und dokumentiert erfolgt.
Wie gehen wir mit politisch exponierten Personen um?
Bei politisch exponierten Personen, ihren Familienmitgliedern und nahestehenden Personen greifen verstärkte Sorgfaltspflichten. Dazu gehören in der Regel die Zustimmung der Führungsebene zur Begründung oder Fortführung der Geschäftsbeziehung, die Klärung der Herkunft der eingesetzten Vermögenswerte und eine verstärkte laufende Überwachung. Wir konzipieren den Abgleich und die daran anknüpfenden Maßnahmen so, dass sie zuverlässig auslösen und sauber dokumentiert werden.
Wie lange müssen wir die Unterlagen aufbewahren?
Die erhobenen Angaben und die Aufzeichnungen über die Prüfschritte sind in der Regel fünf Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende der Geschäftsbeziehung oder der jeweiligen Aufzeichnung. Die Aufsicht prüft im Ernstfall, ob zu jeder Geschäftsbeziehung vollständige Unterlagen vorliegen. Wir verankern die Aufbewahrungs- und Löschfristen konkret im Verfahren und stimmen sie mit Ihren Datenschutzvorgaben ab, damit beide Pflichtenkreise zusammenpassen.
Wie verhält sich KYC zur Verdachtsmeldung?
Die Kundenprüfung kann Auffälligkeiten zutage fördern, die eine Verdachtsmeldung an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen erforderlich machen. KYC und Meldewesen greifen daher ineinander: Der Prüfprozess erkennt das Auffällige, das Meldewesen verarbeitet es weiter. Wir gestalten diesen Übergang so, dass aus einer KYC-Auffälligkeit eine strukturierte und fristgerechte Meldeentscheidung wird, ohne dass dazwischen ein Bruch entsteht.
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