Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Empfehlung ergibt sich aus drei Faktoren: ob Sie eine eigene HR-Software betreiben, wo die Daten aus Compliance-Gründen liegen müssen und wie hoch die Zahl der monatlichen Abrechnungen ist.

Modell 1 ist die Aufstellung für größere Unternehmen mit eigener HR-Software wie SAP HCM, Personio oder Workday — typisch ab dreistelligen Mitarbeiter­zahlen oder in regulierten Branchen, in denen Personaldaten das Unternehmen nicht verlassen dürfen. Modell 2 ist die Standard-Aufstellung für Unternehmen ohne eigene Lohn­software oder mit dem Wunsch, eine bestehende Lösung gezielt abzulösen — wirtschaftlich, schnell aufzusetzen, mit etabliertem Workflow. Im Erstgespräch klären wir die richtige Aufstellung typischer­weise innerhalb von 30 Minuten.

Lohndaten gehören zu den sensitivsten Datensätzen, die ein Unternehmen verarbeitet. Wir behandeln sie entsprechend: ausschließliches Hosting in deutschen Rechen­zentren, durchgehend TLS-verschlüsselte Übertragung, server­seitige Verschlüsselung der Anhänge, namentlich benannte Sachbearbeiter mit personalisierten Zugängen, vollständige Zugriffs-Protokollierung. Standard­mäßig schließen wir mit jedem Mandat einen Auftrags­verarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Da Datenschutz eines unserer Kerngebiete ist — wir sind als externe Datenschutz­beauftragte bei zahlreichen Mandanten bestellt — fließen diese Anforderungen nicht nach­träglich, sondern systematisch in unsere Lohn-Prozesse ein.

Nein. Im Regelfall bleibt Ihre bestehende Steuerberatungs-Beziehung unverändert. Wir übernehmen die laufende Lohnabrechnung einschließlich der Fertigung und Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung (§ 6 Nr. 4 StBerG) und liefern die Daten an Ihre Finanzbuchhaltung — aus Ihrer Systemlogik bei Modell 1, als DATEV-Standardexport bei Modell 2. Ihr Steuer­berater übernimmt weiterhin die individuelle steuerliche Beratung, die Vertretung in der Lohnsteuer-Außenprüfung sowie das Jahresende-Lohnkonto im Rahmen seines Jahres­abschluss-Mandats. Auf Wunsch kann Ihr Steuerberater auch die Lohnsteuer-Übermittlung übernehmen — die Aufteilung legen wir gemeinsam fest.

Ja, in beiden Modellen. Bei Modell 1 erfolgt die Datenübergabe direkt aus Ihrem HR-System — DATEV-, ADDISON- und Stotax-Schnittstellen sind in den meisten gängigen Lösungen vorhanden oder einrichtbar. Bei Modell 2 exportieren wir die Lohndaten im DATEV-Standardformat (DATEV-CSV oder ASCII-Export) — Ihr Steuer­berater liest sie ohne Konvertierung in seine Lohn-Software ein, unabhängig davon, ob er DATEV, ADDISON, Sage oder andere Software einsetzt.

Die Investition richtet sich nach dem gewählten Modell, der Anzahl der Abrechnungen pro Monat, der Tarif- und Lohnarten-Komplexität sowie eventuellen Sonder­konstellationen wie Baulohn oder ausgeprägte Variabilität bei Bezügen. Standard-Konstellationen lassen sich mit einer Pauschale je Abrechnung kalkulieren; bei komplexeren Mandaten arbeiten wir mit Stundenkontingenten oder gemischten Modellen. Im Erstgespräch erhalten Sie ein konkretes Angebot mit Pricing, Service-Level und Einrichtungs-Aufwand.

Ja, auf Anfrage und nach Vorprüfung. Baulohn umfasst Sonder­konstellationen wie SOKA-BAU-Meldungen, Baustellen-Zulagen, Auslösungen nach Bundes­rahmen-Tarif, das 13. Monats­einkommen sowie branchen­spezifische Tarif­verträge. Wir prüfen vor dem Mandat, ob Ihre konkrete Konstellation in unserem Standard­prozess abbildbar ist oder einen Branchen-Spezialisten erfordert; im zweiten Fall vermitteln wir aus unserem Netzwerk.

Wir verwalten und berechnen Pfändungen, Insolvenz-Abtretungen und Unterhalts­verpflichtungen unter Berücksichtigung der jeweils aktuellen Pfändungs­frei­grenzen. Pfändungs- und Überweisungs­beschlüsse werden DSGVO-konform abgelegt; die Einbehalts-Beträge werden im Lohnlauf automatisch berechnet und auf das jeweils zustehende Konto überwiesen. Die Kommunikation mit dem pfändenden Gläubiger bleibt beim Mandanten oder dessen Anwalt — wir liefern die Berechnungs-Daten.

Ja, in Modell 2 standardmäßig. Wir richten ein Self-Service-Portal ein, in dem Mitarbeitende ihre Abrechnungen, Lohnsteuer-Bescheinigungen und individuelle Bescheinigungen abrufen können — DSGVO-konform und passwort­geschützt. In Modell 1 hängt die Verfügbarkeit eines Self-Service-Portals von der jeweiligen HR-Software ab — die meisten modernen HR-Systeme wie Personio oder Workday bringen ein eigenes Mitarbeiter-Portal mit.

Jedes Mandat hat einen festen Lohn-Sach­bearbeiter mit benannter Vertretung. Die Vertretung kennt die Eigenheiten des Mandats — Tarif-Zuordnungen, Sonder-Konstellationen, Ansprechpartner — und übernimmt im Vertretungs­fall ohne Informations­bruch. Pünktliche Abrechnung ist auch im Vertretungs­fall gewährleistet.

Der Jahreswechsel ist daten­technisch der sauberste Zeitpunkt — die Jahres­meldungen, Lohnsteuer-Bescheinigungen und Lohnkonten werden vom Vorgänger noch erstellt, ab Januar liegt die Abrechnung vollständig in unserer Verantwortung. Ein Wechsel zum Quartals­anfang ist gleichwertig möglich. Wechsel mitten im Monat oder nahe dem Abrechnungs-Stichtag raten wir ab — die Daten­abgrenzung wird hier unsauber.