Hintergrund
Die Hamburgische Landesdatenschutzaufsicht (HmbBfDI) führte vor Kurzem eine Stichprobenkontrolle bei einer Mandantin, einer großen Immobilienverwalterin in Hamburg durch. Konkret geprüft wurde, welche Angaben im Rahmen von Selbstauskünften bei Mietinteressentinnen und Mietinteressenten erhoben werden — und auf welcher Grundlage. Anlass solcher Kontrollen ist die im Januar 2026 in der Version 2.0 erschienene Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK), die genau festlegt, welche Fragen zu welchem Zeitpunkt zulässig sind und welche nicht. Der Befund in der Praxis ist häufig derselbe: Im Einsatz sind Selbstauskunfts-Formulare, die teils seit Jahren nicht überarbeitet wurden und Fragen enthalten, die nach heutigem Maßstab unzulässig sind.
Wer Wohnraum vermietet oder verwaltet, steht damit vor einer konkreten Aufgabe: Das eigene Formular und der gesamte Erhebungsprozess gehören auf den Prüfstand. Dieser Beitrag fasst zusammen, was die Orientierungshilfe für die tägliche Arbeit bedeutet — welche Daten erhoben werden dürfen, welche tabu sind und warum der Zeitpunkt der Erhebung über die Zulässigkeit entscheidet.
Warum alte Formulare zum Problem werden
Viele Selbstauskünfte stammen aus einer Zeit, in der ein umfangreicher Datenkatalog als selbstverständlich galt. Familienstand, Staatsangehörigkeit, Beschäftigungsdauer, Angaben zur Familienplanung — solche Felder finden sich bis heute in gängigen Vordrucken, obwohl ihre Erhebung datenschutzrechtlich nicht haltbar ist. Hinzu kommt, dass viele Formulare alle Angaben pauschal zu Beginn abfragen, also bereits beim ersten Kontakt oder beim Besichtigungstermin, ohne nach dem Stand des Vermietungsprozesses zu unterscheiden.
Genau hier setzt die Orientierungshilfe an. Sie verlangt eine Trennung der Datenerhebung nach dem zeitlichen Verlauf der Vermietung. Je weiter der Prozess fortgeschritten ist, desto mehr Angaben dürfen erhoben werden — und umgekehrt sind frühe Erhebungen umfangreicher Daten regelmäßig unzulässig. Ein Formular, das diese Staffelung nicht abbildet, wird bei einer aufsichtsbehördlichen Prüfung kaum bestehen.
Die Rechtsgrundlage verschiebt sich
Im Besichtigungstermin stützt sich die Datenerhebung regelmäßig auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sobald Mietinteressentinnen und Mietinteressenten erklären, eine konkrete Wohnung anmieten zu wollen, entsteht ein vorvertragliches Schuldverhältnis — ab diesem Punkt ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO maßgebend. Steht eine dieser Grundlagen zur Verfügung, ist ein Rückgriff auf die Einwilligung ausgeschlossen.
Was zu welchem Zeitpunkt erlaubt ist
Der entscheidende Gedanke der Orientierungshilfe lässt sich in drei Stufen fassen. Mit jeder Phase erweitert sich der Kreis der Angaben, die erhoben werden dürfen. Was eine Phase erlaubt, schließt das zuvor Zulässige jeweils ein.
Phase 1
Besichtigungstermin
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f)
- Name, Vorname, Anschrift
- Identitätsprüfung durch Vorzeigen des Ausweises, ohne Kopie
- Wohnberechtigungsschein nur bei gefördertem Wohnraum (§ 27 WoFG)
Phase 2
Erklärung zur Anmietung
Rechtsgrundlage: vorvertragliches Schuldverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
- Anzahl einziehender Personen
- Beruf und Arbeitgeber zur Bonitätsbeurteilung
- Nettoeinkommen Angabe eines Grenzwerts genügt
- Laufendes Verbraucherinsolvenzverfahren
Phase 3
Entscheidung für eine Person
Erst nach Auswahl der erstplatzierten Person
- Einkommensnachweise geschwärzt, nur erforderliche Angaben
- Bonitätsauskunft auf den Mietzweck beschränkt
- Frühere Pflichtverletzungen nur erhebliche, begrenzt
Unabhängig von der Phase bleibt eine Reihe von Angaben durchgehend unzulässig. Sie sind für die Beurteilung eines Mietverhältnisses nicht erforderlich oder zählen zu den besonderen Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO, deren Verarbeitung grundsätzlich untersagt ist.
In keiner Phase zulässig
- Ausweiskopie Vorzeigen genügt
- Familienstand
- Staatsangehörigkeit
- Religion, ethnische Herkunft besondere Datenkategorie
- Vorstrafen, Ermittlungsverfahren
- Schwangerschaft, Kinderwunsch
- Partei- oder Mietvereinszugehörigkeit
- Dauer der Beschäftigung
Die Einwilligung ist kein Ausweg
Ein verbreiteter Irrtum besteht darin, unzulässige Datenabfragen über eine Einwilligungserklärung im Formular abzusichern. Das funktioniert nicht. Steht für die Erhebung eine gesetzliche Grundlage zur Verfügung — das berechtigte Interesse oder das vorvertragliche Schuldverhältnis —, schließt diese eine Einwilligung für denselben Zweck aus. Und dort, wo keine gesetzliche Grundlage besteht, fehlt es an der Freiwilligkeit: Wer den Abschluss des Mietvertrags von der Preisgabe nicht erforderlicher Angaben abhängig macht, erzeugt eine Zwangslage, in der nach Art. 4 Nr. 11 und Art. 7 Abs. 4 DSGVO keine wirksame Einwilligung zustande kommt.
Neu im Musterfragebogen
Die Version 2.0 enthält einen ausdrücklichen Warnhinweis gegen die unaufgeforderte Zusendung nicht erforderlicher Unterlagen. Gerade in angespannten Wohnungsmärkten neigen Interessentinnen und Interessenten dazu, ungefragt Bonitätsauskünfte, Gehaltsabrechnungen oder Ausweiskopien beizulegen. Werden solche Unterlagen verarbeitet, obwohl sie im jeweiligen Verfahrensstand noch nicht erforderlich sind, liegt die Verantwortung bei der verarbeitenden Stelle. Der Hinweis sollte daher sichtbar in das Formular aufgenommen werden.
Löschpflichten nicht übersehen
Mit der Erhebung ist es nicht getan. Daten von Personen, mit denen kein Vertrag zustande kommt, sind zu löschen, sobald sie für den Erhebungszweck nicht mehr benötigt werden (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Weil abgelehnte Interessentinnen und Interessenten Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend machen könnten, ist eine Löschung regelmäßig spätestens nach sechs Monaten angezeigt, sofern keine weiteren Ansprüche im Raum stehen. Das verbreitete Führen einer „schwarzen Liste“ auffälliger Interessentinnen und Interessenten oder ein Abgleich mit einem vorhandenen Datenbestand ist wegen der überwiegenden entgegenstehenden Interessen grundsätzlich unzulässig.
Was jetzt zu tun ist
- Das eingesetzte Selbstauskunfts-Formular auf unzulässige Felder durchsehen — insbesondere Familienstand, Staatsangehörigkeit, Beschäftigungsdauer und Angaben zur Familienplanung.
- Die Datenerhebung nach den drei Phasen staffeln, statt alle Angaben pauschal zu Beginn abzufragen.
- Einwilligungserklärungen aus dem Formular entfernen, wo eine gesetzliche Grundlage besteht.
- Den Warnhinweis gegen unaufgefordert zugesandte Unterlagen sichtbar aufnehmen.
- Ein Löschkonzept mit der Sechs-Monats-Frist hinterlegen und das Führen von „schwarzen Listen“ unterbinden.
- Beteiligte Maklerinnen, Makler und Hausverwaltungen auf denselben Stand bringen, da auch deren Verarbeitung den Anforderungen unterliegt.
Häufige Fragen
Dürfen wir beim Besichtigungstermin schon eine Selbstauskunft verlangen?
In aller Regel nicht im vollen Umfang. Für die reine Besichtigung sind Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen nicht erforderlich. Zulässig sind im Wesentlichen Name, Vorname und Anschrift; bei Wohnungen der sozialen Wohnraumförderung zusätzlich Angaben zum Wohnberechtigungsschein. Eine umfassende Bonitäts- und Einkommensabfrage gehört frühestens in die Phase, in der ernsthaftes Anmietungsinteresse erklärt wurde.
Dürfen wir eine Kopie des Personalausweises anfertigen?
Nein. Zur Identitätsprüfung genügt das Vorzeigen des Ausweises; der Umstand der Prüfung darf dokumentiert werden. Das Anfertigen einer Kopie ist hingegen nicht erforderlich und damit unzulässig.
Können wir eine Bonitätsauskunft selbst bei einer Auskunftei einholen?
Eine eigene Abfrage durch die Vermieterseite ist nur zulässig, wenn die Voraussetzungen einer gesetzlichen Grundlage erfüllt sind und noch keine ausreichenden Informationen vorliegen. Hat die interessierte Person bereits einen geeigneten, auf den Mietzweck beschränkten Bonitätsnachweis vorgelegt, ist eine zusätzliche Abfrage bei einer Auskunftei nicht mehr zulässig. Die vollständige Selbstauskunft nach Art. 15 DSGVO darf ohnehin nicht verlangt werden, da sie weit mehr Angaben enthält als für die Bonitätsbeurteilung nötig.
Dürfen wir nach laufenden Insolvenzverfahren oder Räumungstiteln fragen?
Die Frage nach einem eröffneten, noch nicht abgeschlossenen Verbraucherinsolvenzverfahren ist zulässig, da insoweit eine Offenbarungspflicht besteht. Fragen nach Räumungstiteln wegen Mietzinsrückständen sind zulässig, soweit sie aufgrund ihrer zeitlichen Nähe Aufschluss über eine Gefährdung künftiger Mietzinsansprüche geben — anerkannt ist etwa ein Bezugszeitraum der letzten fünf Jahre.
Wie lange dürfen wir die Daten abgelehnter Interessenten aufbewahren?
Die Daten sind zu löschen, sobald der Erhebungszweck entfallen ist. Wegen möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz ist eine Löschung regelmäßig spätestens nach sechs Monaten geboten, soweit keine weitere Anspruchsgeltendmachung in Betracht kommt. Eine dauerhafte Speicherung in Form einer „schwarzen Liste“ ist unzulässig.
Gilt das auch für beauftragte Makler und Hausverwaltungen?
Ja. Werden personenbezogene Daten der Interessentinnen und Interessenten durch Maklerinnen, Makler oder Hausverwaltungen verarbeitet, gelten dieselben Maßstäbe. Diese Daten sind regelmäßig spätestens dann zu löschen, wenn ein Mietvertrag mit einer anderen Person zustande gekommen ist.
Kernpunkt
Die Orientierungshilfe verlangt kein neues Recht, sondern dessen konsequente Anwendung: erheben, was im jeweiligen Verfahrensstand erforderlich ist, und löschen, was nicht mehr gebraucht wird. Ein über Jahre unveränderter Vordruck bildet diese Staffelung selten ab — die Überarbeitung des eigenen Formulars ist damit der naheliegende erste Schritt.
