GoBD-Verfahrensdokumentation seit 1. Januar 2020 verpflichtend

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Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Neufassung der GoBD-Verwaltungsanweisung des Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“ beinhalten unter Anderem die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation, welche alle organisatorischen und technischen Prozesse der Datenverarbeitung in einem Unternehmen beschreibt. Daneben sollen Kontrollmechanismen installiert werden, die die Qualität der Prozesse gewährleisten.

Dazu gehören beispielsweise folgende Fragestellungen:

  • Wie erhalten Sie Ihre Rechnungen? Digital (als Anhang zur E-Mail, Download aus einem Portal, etc.) und / oder in Papierform per Post?
  • Wie sind die Zuständigkeiten für den Posteingang, wer prüft die Eingangsrechnungen (Rechnungsprüfung)?
  • Wie ist der weitere Ablauf bis hin zur Buchung und Kontierung (inkl. Zuständigkeiten)?
  • Wie werden die Rechnungen bezahlt (inkl. Zuständigkeiten)?
  • Wie werden Ausgangsrechnungen erstellt, mit welcher Software? Von wem? (inkl. Zuständigkeiten)
  • Welche Daten fließen in die Rechnungen ein (bspw. aus Stundenaufzeichnungen, Materialentnahmescheinen, Warenwirtschaft)?
  • Wie fließen diese Daten in die Rechnungen ein (manuell, automatisiert, über Schnittstellen)?
  • Wie gelangen die Ausgangsrechnungen zum Kunden (per Briefpost, als Mail-Anhang, über ein Portal, …)?
  • Wie kommen die Rechnungen in die Buchhaltung (z.B. in Papierform, gescannt, per E-Mail-Upload, …)?
  • Wer legt die Belege wo und nach welchem System ab?
  • Wie erfolgt die Beleg-Archivierung?
  • Wer ist für die Buchhaltung zuständig (Verbuchung inhouse oder beim Steuerberater)?
  • Wie erfolgt die Bearbeitung der Buchhaltung (in Papierform oder digital, mit welchen Programmen – bspw. AGENDA oder DATEV Unternehmen online)?
  • Wer hat Zugriff auf Belege und Buchhaltung?
  • Wie läuft das Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen ab (Zuständigkeiten für Vertragsschlüsse, Vertragsprüfungen – inkl. umsatzsteuerlicher Voraussetzungen, Ablage, Archivierung und Überwachung)?
  • Wie wird der Zahlungsverkehr in Ihrem Unternehmen abgewickelt? Nutzen Sie Onlinebanking oder Papierüberweisungen? (inkl. Angaben zu zuständigen und befugten Personen)?
  • Wie betreiben Sie Onlinebanking (bspw. mittels einer gesonderten Bankingsoftware oder über die Website Ihrer Bank)?
  • Wer plant und organisiert die Inventur, wie sind die Abläufe?
  • Wann wird die Inventur üblicherweise durchgeführt?
  • Tipp: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter auf jeden Fall in die Erstellung der Verfahrensdokumentation ein. Die Dokumentation muss dem gelebten Zustand Ihrer innerbetrieblichen Prozesse entsprechen. Beschönigungen oder „So-sollte-es-eigentlich-sein“ werden Ihnen im Falle einer Betriebsführung nicht helfen. Führen Sie regelmäßige Kontrollen Ihrer Prozesse und Systeme (inkl. Software) durch und dokumentieren Sie diese.

    Inhalte der Verfahrensdokumentation

    In der Regel besteht eine Verfahrensdokumentation aus den folgenden Komponenten:

    • 1. Allgemeine Beschreibung,
    • 2. Anwenderdokumentation,
    • 3. technische Systemdokumentation,
    • 4. Betriebsdokumentation und
    • 5. Internes Kontrollsystem (IKS).

    1. Allgemeine Angaben

    Hier machen Sie allgemeine Angaben zu Ihrem Unternehmen. Ferner gehen Sie dort auf die dort vorhandenen steuerrelevanten Prozesse und deren Organisation ein.
    Außerdem sollten Sie in der allgemeinen Beschreibung beispielsweise erläutern, für welchen Bereich die Verfahrensdokumentation Gültigkeit hat.

    2. Anwenderdokumentation

    Die Anwenderdokumentation enthält die Prozessdokumentation. Die Anwender können hier die Organisationsanweisungen zu den verschiedenen geschäftliche Prozessen ablesen. Insbesondere sollten Sie an dieser Stelle auf Themen wie die Datenerfassung und die Regeln für die Aufbewahrung eingehen.

    Ferner gehören hierher:

  • Benutzerhandbücher
  • Schnittstellenbeschreibungen
  • Skripte von Anwenderschulungen
  • 3. Technische Systemdokumentation

    In der technischen Systemdokumentation wird dokumentiert, welche Hard- und Software in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Sofern Sie Sie Cloudlösungen einsetzen: Hier sollten Sie nähere Angaben dazu machen.

    Weitere wichtige Punkte der technischen Systemdokumentation sind

  • Datenzugriff durch den Betriebsprüfer,
  • ggf. ausgelagerte Prozesse,
  • E-Mail- und Dokumentenmanagement,
  • Datenschutz und
  • Datensicherung.
  • Machen Sie hier auch Angaben zur Datensicherheit:

    Wie schützen Sie Ihre Daten vor

  • Diebstahl,
  • Untergang und Vernichtung,
  • Unauffindbarkeit?
  • Wie verhindern Sie

  • unberechtigte und ggf. ungewollte Eingaben,
  • unberechtigte und ggf. ungewollte Veränderungen Ihres Datenmaterials?
  • 4. Betriebsdokumentation

    Die Betriebsdokumentation beinhaltet Anweisungen und Dokumentationen zu

  • IT-Betrieb und
  • IT-Sicherheit.
  • Gehen Sie auch auf Notfallpläne für Ihre IT ein. Beispiel: Wie gewährleisten Sie bei Ausfall Ihres IT-Systems, dass Ihre Buchführung weiterhin ordnungsgemäß „läuft“?

    5. Internes Kontrollsystem (IKS)

    Das Interne Kontrollsystem dient der Sicherung der Prozessqualität. Stellen Sie dar, wie Sie diese durch organisatorische Regelungen und regelmäßige, ggf. stichprobenartige und zu dokumentierende Kontrollen gewährleisten.

    Beschreiben Sie daneben insbesondere

  • die Rollen von beteiligten Mitarbeitern im zu dokumentierenden Prozess,
  • deren Kompetenzen und
  • die verschiedenen Verantwortungsbereiche.
  • Bitte beachten Sie: Art, Umfang und Inhalt einer Verfahrensdokumentation können stark variieren. Auch die genannten Komponenten können durchaus regelrecht „verschwimmen“.
    Nutzen Sie am Besten im Betrieb bereits vorhandene Unterlagen wie z.B. Arbeitsanweisungen, Software-Handbücher oder Schulungsunterlagen. Anstatt langer Prozessbeschreibungen können Sie an der einen oder anderen Stelle auch auf Grafiken wie beispielsweise Ablaufdiagramme oder Screenshots zurückgreifen.

    Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung Ihrer GoBD-Verfahrensdokumentation.

Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich um allgemeine und öffentlich zugängliche Informationen, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu bewerten sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen über die sich in Zusammenhang mit diesem Thema befindlichen Informationen treffen. Für die Richtigkeit der in diesem Artikel enthaltenen Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernehmen.

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