Das Patientengeheimnis ist die Grundlage der Vertrauensbeziehung zwischen Patientin oder Patient und Arzt. Gibt eine Ärztin ihre Praxis auf oder beendet ein Betriebsarzt seine Tätigkeit für einen Betrieb, stellt sich regelmäßig dieselbe Frage: Dürfen die vorhandenen Patientenakten von einem Nachfolger übernommen werden, und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen? Der Bereich ist streng datenschutzrechtlich reglementiert, und wer hier nicht gewissenhaft vorgeht, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch das Vertrauen seiner Patientinnen und Patienten.
Erschwerend kommt hinzu, dass der Patientenkartei aus betriebswirtschaftlicher Sicht oft ein erheblicher Wert zukommt, weil der Patientenstamm den guten Ruf einer Praxis verkörpert. Dieser Wert ist jedoch, anders als ein Jahresabschluss in den Geschäftsbüchern, wegen des Patientengeheimnisses gerade nicht frei übertragbar. Genau aus diesem Spannungsverhältnis zwischen wirtschaftlichem Interesse und dem Schutz sensibler Gesundheitsdaten entsteht der Beratungsbedarf.
Patientengeheimnis
Das Patientengeheimnis ist die spezifische datenschutzrechtliche Ausprägung der ärztlichen Schweigepflicht. Es schützt sämtliche im Behandlungsverhältnis bekannt gewordenen Informationen und ist über § 203 Strafgesetzbuch strafrechtlich bewehrt. Anders als gewöhnliche Geschäftsdaten dürfen diese Informationen nicht ohne Weiteres an Dritte und damit auch nicht an einen Praxisnachfolger weitergegeben werden.
Die Rechtslage: Was der Bundesgerichtshof entschieden hat
Der Bundesgerichtshof hat bereits 1991 klargestellt, dass eine Praxisveräußerung einschließlich der Übertragung der Patientenkartei ohne die eindeutige und unmissverständliche Einwilligung der Patientinnen und Patienten grundsätzlich unwirksam ist. Eine vertragliche Klausel, die den Veräußerer auch ohne diese Einwilligung zur Übergabe der Kartei verpflichtet, verletzt das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Patienten und die ärztliche Schweigepflicht; sie ist wegen Verstoßes gegen ein gesetzliches Verbot nach § 134 BGB in Verbindung mit § 203 StGB nichtig.
Maßgebliche Rechtsprechung
Grundlegend ist das Urteil des BGH vom 11. Dezember 1991 (VIII ZR 4/91, NJW 1992, 737). In jüngerer Zeit hat der BGH diese Linie bestätigt und präzisiert (Beschluss vom 9. November 2021, VIII ZR 362/19): Wird im Kern ein Patientenstamm „verkauft“, kann der Vertrag zusätzlich wegen Verstoßes gegen das berufsrechtliche Zuweisungsverbot und die §§ 299a, 299b StGB insgesamt nichtig sein. Die Anforderungen an eine wirksame Übertragung sind also über die Jahre eher strenger als milder geworden.
Eine klare Handlungsanweisung, wie eine Praxisübergabe mit Patientendaten konkret abzuwickeln ist, hat der BGH allerdings nicht formuliert. Insbesondere genügt ein bloßer Hinweis auf den Praxisübergang, etwa per Aushang oder Schild in der Praxis, nicht, um den Zugriff des Nachfolgers auf die bestehenden Akten zu rechtfertigen. Aus dieser Lücke heraus hat sich in der Praxis ein anerkanntes Verfahren entwickelt.
Kernaussage
Ohne die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Patientinnen und Patienten darf eine Patientenkartei nicht an den Praxisnachfolger übertragen werden. Wird dagegen verstoßen, ist nicht nur die entsprechende Vertragsklausel nichtig; im Ergebnis kann der gesamte Praxiskaufvertrag scheitern, und dem Veräußerer droht eine Strafbarkeit nach § 203 StGB.
Die Lösung in der Praxis: das Zwei-Schrank-Modell
Da es im Regelfall sehr aufwändig ist, vor der Übergabe von jedem einzelnen Patienten eine Einwilligung einzuholen, hat sich das sogenannte Zwei-Schrank-Modell etabliert. Es wird von den Datenschutzaufsichtsbehörden empfohlen und gilt inzwischen als allgemein üblicher Weg, die fortbestehende Aufbewahrungspflicht mit dem Patientengeheimnis in Einklang zu bringen. Hintergrund ist, dass ärztliche Aufzeichnungen nach § 630f Abs. 3 BGB zehn Jahre aufzubewahren sind und diese Pflicht auch nach Aufgabe der Praxis fortbesteht.
Alt-Akten unter Verschluss übergeben
Die Verfügungsbefugnis über die Altakten verbleibt beim Veräußerer. Die Akten werden dem Erwerber in einem verschlossenen Schrank – dem ersten Schrank – zur reinen Verwahrung übergeben. Der Nachfolger besitzt zwar den Schlüssel, verpflichtet sich im Übernahmevertrag aber, die Kartei nur fallbezogen zu öffnen.
Zugriff nur mit Einwilligung des Patienten
Sucht eine frühere Patientin oder ein früherer Patient den Nachfolger zur Behandlung auf, wird die Einwilligung in den Zugriff auf die Altakte eingeholt. Erst dann darf die betreffende Akte aus dem ersten Schrank entnommen werden. Die Einverständniserklärung ist in der Akte zu dokumentieren.
Akte in den laufenden Bestand überführen
Mit dem Einverständnis darf die alte Akte vom Nachfolger fortgeführt und mit der laufenden Kartei – dem zweiten Schrank – zusammengeführt werden. Über die Jahre leert sich so der erste Schrank, während der eigene Bestand des Nachfolgers wächst.
Bringt eine Patientin oder ein Patient zum Ausdruck, dass nur Teile der Akte übernommen werden sollen, ist dieser Wunsch zu berücksichtigen. Grundsätzlich umfasst die Einwilligung in die Übernahme zwar die gesamte Akte, doch das Selbstbestimmungsrecht erlaubt auch eine Beschränkung auf einzelne Unterlagen.
Was bei elektronischen Patientenakten gilt
Das Zwei-Schrank-Modell ist bildlich zu verstehen und lässt sich ohne Weiteres auf elektronisch geführte Patientendaten übertragen. Statt eines physischen Schranks tritt die technische Trennung: Der Altbestand wird im Praxisverwaltungssystem gesperrt und der Zugriff etwa durch ein gesondertes Passwort oder ein Berechtigungskonzept beschränkt. Für den Zugriff auf einen einzelnen Datensatz holt der Nachfolger die Zustimmung der betroffenen Person ein. Liegt sie vor, wird der Datensatz freigeschaltet und darf in den laufenden Bestand übernommen und weitergenutzt werden.
- Im Praxiskaufvertrag eine ausdrückliche Verwahrungs- und Zugriffsregelung nach dem Zwei-Schrank-Modell vereinbaren, statt eine pauschale Übertragungsklausel zu verwenden.
- Den Altbestand physisch oder technisch vom laufenden Bestand trennen und den Zugriff verbindlich beschränken.
- Vor jedem Zugriff auf eine Altakte die Einwilligung der betroffenen Person einholen und in der Akte dokumentieren.
- Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach § 630f Abs. 3 BGB sowie die berufsrechtliche Obhutspflicht nach § 10 MBO-Ä beachten.
- Im Zweifel die Tolerierung des konkreten Modells mit der zuständigen Aufsichtsbehörde abstimmen, da die Handhabung regional variieren kann.
Fazit
Eine Arztpraxis lässt sich verkaufen, die in ihr ruhenden Patientendaten jedoch nicht einfach mitveräußern. Wer seine Praxis übergibt, ist verpflichtet, die Weitergabe der Daten auf eine tragfähige Grundlage zu stellen, im Regelfall über das Zwei-Schrank-Modell, das den Zugriff an die jeweilige Einwilligung der Patientinnen und Patienten knüpft. Eine gesetzliche Vorschrift, die die Datenweitergabe beim Praxisverkauf von sich aus erlaubt, existiert nicht, sodass es nach Art. 6 DSGVO auf die Einwilligung der Betroffenen ankommt. Mit einer sauber gestalteten vertraglichen Regelung und einem dokumentierten Verfahren lässt sich die Übergabe sowohl rechtssicher als auch im Sinne der Patientinnen und Patienten gestalten.
Häufige Fragen
Darf ich meine Patientenkartei beim Praxisverkauf einfach mitübergeben?
Nein. Ohne die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Patientinnen und Patienten ist die Übertragung der Kartei unzulässig. Eine entsprechende Vertragsklausel ist nach § 134 BGB in Verbindung mit § 203 StGB nichtig, und im ungünstigen Fall kann der gesamte Kaufvertrag scheitern. Der rechtssichere Weg führt über das Zwei-Schrank-Modell.
Reicht ein Aushang in der Praxis als Information der Patienten aus?
Nein. Ein bloßer Hinweis auf den Praxisübergang per Schild oder Aushang genügt nach der Rechtsprechung des BGH nicht, um den Zugriff des Nachfolgers auf die bestehenden Akten zu rechtfertigen. Erforderlich ist die konkrete Einwilligung der jeweiligen Person, bevor auf ihre Altakte zugegriffen wird.
Wie funktioniert das Zwei-Schrank-Modell bei rein digitalen Akten?
Das Modell ist bildlich gemeint und auf elektronische Akten übertragbar. Der Altbestand wird im Praxisverwaltungssystem gesperrt und der Zugriff technisch beschränkt, etwa durch ein gesondertes Berechtigungskonzept. Sucht eine frühere Patientin oder ein früherer Patient den Nachfolger auf, wird der betreffende Datensatz erst nach deren Zustimmung freigeschaltet und darf dann weitergenutzt werden.
Wie lange müssen die übernommenen Akten aufbewahrt werden?
Ärztliche Aufzeichnungen sind nach § 630f Abs. 3 BGB grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren; für einzelne Bereiche gelten längere Fristen. Diese Pflicht besteht auch nach Aufgabe oder Übergabe der Praxis fort, weshalb die Altakten nicht herrenlos werden dürfen, sondern in gehörige Obhut zu geben sind.
Was gilt, wenn ein Patient nur Teile seiner Akte übergeben möchte?
Dieser Wunsch ist zu berücksichtigen. Zwar umfasst eine Einwilligung in die Übernahme im Zweifel die gesamte Akte, doch aufgrund des informationellen Selbstbestimmungsrechts kann die betroffene Person die Weitergabe auf einzelne Unterlagen beschränken.
