Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) betont die Verantwortlichkeit, die Unternehmen und öffentliche Stellen (auch „verantwortliche Stellen" oder „Verantwortliche" genannt) für die Einhaltung des Datenschutzes haben. Diese müssen nachweisen können, dass ihre Datenverarbeitung datenschutzkonform ist. Die umfangreichen Pflichten zur Dokumentation sollen dies sicherstellen. Die Aufzeichnungen dienen als Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht, bei gerichtlichen Kontrollverfahren sowie für eine nachträgliche Information Betroffener.

Die DSGVO verpflichtet Verantwortliche, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Dieses enthält für jede Anwendung die wesentlichen Informationen (s. o.) Die Datenschutzaufsichtsbehörden werden entsprechende Mustervorlagen veröffentlichen. Neu führt die DSGVO die Pflicht ein, dass auch Auftragsverarbeiter ein Verzeichnis zu allen Kategorien von Tätigkeiten führen müssen, die sie im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeiten.

Für die Erstellung einer Datenschutz-Dokumentation ist der Verantwortliche, sprich das Unternehmen zuständig und damit die Geschäftsführung. Diese muss Sorge dafür tragen, dass die Dokumentation erstellt und gepflegt wird. Natürlich kann sie sich dabei externer oder interner Helfer bedienen. Zum Beispiel können die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten von den Mitarbeitern dokumentiert werden, die sie am Besten kennen, weil sie sie jeden Tag ausführen. Gleichzeit kann eine externe Beratungsgesellschaft wie Dreyfield die Dokumente auf Vollständigkeit prüfen und beratend zur Seite stehen.

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