Grundlagen

Was ein externer Datenschutz­beauftragter ist.

Ein externer Datenschutz­beauftragter ist ein fachlich qualifizierter Dienstleister, der die gesetzlich vorgeschriebene Funktion des DSB für Ihr Unternehmen übernimmt, ohne Teil Ihrer Belegschaft zu sein. Grundlage ist ein Dienstleistungs­vertrag, der Leistungen und Aufgaben­teilung klar regelt.

Ob Sie die Funktion intern besetzen oder extern vergeben, steht Ihnen nach Art. 37 Abs. 6 DSGVO frei. Der DSB ist in seiner Aufgaben­wahrnehmung weisungs­frei und der Geschäfts­leitung unmittelbar unterstellt — diese Unabhängigkeit erlaubt eine Bewertung ohne Interessen­konflikt.

Wichtig zur Verantwortung

Wir beraten und überwachen — die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Die datenschutz­rechtliche Verantwortung liegt bei der verantwortlichen Stelle und ist nicht übertragbar. Als externer DSB liefern wir Methode, Überwachung und Dokumentation; die Entscheidungen trifft Ihre Geschäfts­leitung.

Bestellungspflicht

Wann die Benennung Pflicht ist.

Es genügt, wenn eine der folgenden Konstellationen auf Ihr Unternehmen zutrifft. Der häufigste Fall ist die Beschäftigten­schwelle aus dem BDSG.

§ 38 Abs. 1 S. 1 BDSG

Ab 20 Beschäftigten

In der Regel mindestens 20 Personen verarbeiten ständig automatisiert personen­bezogene Daten. HR, Buchhaltung, Vertrieb und Marketing zählen mit.

Art. 37 Abs. 1 lit. b

Umfangreiche Überwachung

Tracking, Profiling oder Video­überwachung als Kern­tätigkeit — unabhängig von der Beschäftigten­zahl.

Art. 37 Abs. 1 lit. c

Sensible Daten

Umfangreiche Verarbeitung besonderer Daten nach Art. 9/10 — Gesundheit, Biometrie, Straftaten. Typisch für Praxen und Kliniken.

§ 38 Abs. 1 S. 2 BDSG

DSFA oder Übermittlung

Bei Folgen­abschätzung nach Art. 35 oder geschäfts­mäßiger Daten­übermittlung — unabhängig von der Beschäftigten­zahl.

Art. 37 Abs. 1 lit. a

Behörden & öffentliche Stellen

Für Behörden und öffentliche Stellen ausnahmslos Pflicht — einzige Ausnahme sind Gerichte in justizieller Tätigkeit.

Auch ohne Pflicht

Freiwillig sinnvoll

Auch ohne gesetzliche Pflicht profitieren Unternehmen — etwa wenn Schulung und laufende Beratung von Fachleuten übernommen werden sollen.

Unsere Aufgaben

Was wir als Ihr externer DSB übernehmen.

Wir bringen die Funktion zum Laufen und halten sie im Betrieb auf Stand — von der laufenden Beratung über die Sensibilisierung Ihrer Beschäftigten bis zur Kommunikation mit der Aufsicht.

Aufgabe 01

Laufende Beratung im Tages­geschäft

Wir sind Ihr fester Ansprech­partner für die Fragen, die im Betrieb tatsächlich auftreten — von der Bewertung neuer Verfahren über Auftrags­verarbeitungs­verträge bis zu Betroffenen­anfragen. Statt anonymer Hotline ein Berater, der Ihre Strukturen kennt.

  • Bewertung neuer Tools und Verarbeitungen vor dem Einsatz
  • Prüfung und Gestaltung von AV-Verträgen
  • Unterstützung bei Auskunfts- und Löschbegehren

Aufgabe 02

Schulung und Sensibilisierung

Geschulte Beschäftigte sind der wirksamste Schutz vor Datenschutz­verstößen. Wir schulen Ihr Team wiederkehrend und praxisnah, mit konkreten Beispielen aus Ihrem Arbeits­alltag — als Präsenz­termin oder digitales Format, je nach Bedarf.

  • Wiederkehrende Unterweisung der Belegschaft
  • Vertiefte Schulung für Schlüssel­rollen wie HR und IT
  • Sensibilisierung zu aktuellen Risiken, etwa beim Einsatz von KI

Aufgabe 03

Überwachung und Schnittstelle zur Aufsicht

Wir überwachen die Einhaltung der Vorgaben, begleiten Datenschutz-Folgen­abschätzungen nach Art. 35 und dokumentieren audit­fest. Gegenüber Aufsichts­behörde und Betroffenen sind wir die benannte Anlauf­stelle und führen die Kommunikation strukturiert.

  • Aufbau und Pflege des Verzeichnisses nach Art. 30
  • Begleitung von Folgen­abschätzungen nach Art. 35
  • Kommunikation bei Anfragen und Prüfungen der Aufsicht
Intern oder extern

Warum die Funktion nach außen vergeben?

Art. 37 Abs. 6 erlaubt beides. In mittel­ständischen Unternehmen spricht in der Praxis vieles für die externe Lösung.

Intern

  • Berichtslinie zur Geschäfts­leitung, die zugleich kontrolliert werden soll — die Weisungs­freiheit nach Art. 38 Abs. 3 ist arbeits­vertraglich abzusichern.
  • Aus- und Fort­bildung sind laufend zu organisieren und zu finanzieren, damit die Eignung nach Art. 37 Abs. 5 erhalten bleibt.
  • Der besondere Abberufungs- und Kündigungs­schutz schränkt die personelle Flexibilität ein.

Extern

  • Struktur­bedingte Unabhängigkeit: außerhalb Ihrer Hierarchie und damit außerhalb der Interessen­konflikte.
  • Fachliche Eignung und Fort­bildung bringen wir mit; Sie organisieren keine Schulungen und finanzieren keine Zertifizierung.
  • Kalkulier­bare Pauschale statt Personal­kosten — ein Mandat, das sich ohne arbeits­rechtliche Hürden beenden lässt.
Haftung & Sorgfalt

Was die Benennung im Haftungsfall leistet.

Ein externer DSB ist mehr als die Erfüllung einer Formalie. Die dokumentierte Benennung und die Befolgung der Empfehlungen wirken im Prüfungs- und Schadens­fall zugunsten Ihres Unternehmens.

Nachweis der Sorgfalt

Die Beauftragung eines qualifizierten DSB und die Umsetzung seiner Empfehlungen belegen, dass Ihr Unternehmen seine organisatorischen Pflichten erfüllt hat — ein wichtiges Argument gegen den Vorwurf des Organisations­verschuldens.

Abfederung der Geschäftsführer­haftung

Bei Datenschutz­verstößen droht im Innen­verhältnis auch die persönliche Haftung der Geschäfts­führung. Eine qualifizierte externe Benennung kann dieses Risiko im Schadens­fall deutlich verringern.

Klare Rollen, prüfbare Abläufe

Ein externer DSB sorgt für eindeutig definierte Zuständigkeiten und Dokumentations­pflichten. Diese Klarheit reduziert interne Fehl­entscheidungen und dient im Prüfungs­fall als Beleg ordnungs­gemäßer Organisation.

Vorgehen

So läuft die Beauftragung.

Ein strukturierter Ablauf von der ersten Anfrage bis zur laufenden Betreuung — bewusst übersichtlich gehalten.

Anfrage

Wir klären Ihre Ausgangs­lage und prüfen, ob und ab wann die Pflicht greift.

Angebot & Kennenlernen

Maßgeschneidertes Angebot mit Pauschal­preis, dazu ein persönliches Kennenlernen.

Bestellung & Meldung

Formale Bestellung und auf Wunsch Meldung als Ihr DSB bei der Aufsichts­behörde.

Bestandsaufnahme

Status erheben, Verzeichnis aufbauen, Maßnahmen nach Risiko priorisieren.

Laufende Betreuung

Fester Ansprech­partner für Verfahren, Anfragen, Schulungen und Aufsicht.

Häufige Fragen

Was Mandantinnen und Mandanten häufig fragen.

Antworten auf die Fragen, die uns vor einem Mandat am häufigsten erreichen — von der Bestellpflicht über die Abgrenzung intern/extern bis zur Haftung. Ist Ihre Frage nicht dabei, klären wir sie im Erstgespräch.

Ab wann brauchen wir einen Datenschutz­beauftragten?

Sobald einer der fünf Tatbestände greift. Der häufigste ist § 38 Abs. 1 S. 1 BDSG: ab in der Regel 20 Personen, die ständig automatisiert Daten verarbeiten. Umfangreiche Überwachung, sensible Daten in großem Umfang und eine DSFA-Pflicht lösen die Pflicht unabhängig von der Beschäftigten­zahl aus.

Interner oder externer DSB — was ist sinnvoller?

Beides ist zulässig. Für extern spricht die struktur­bedingte Unabhängigkeit, die mitgebrachte Eignung, kalkulier­bare Pauschal­kosten und ein Mandat ohne den besonderen Kündigungs­schutz einer internen Benennung.

Übernehmen Sie auch die Verantwortung für den Datenschutz?

Nein. Die datenschutz­rechtliche Verantwortung liegt bei der verantwortlichen Stelle und ist nicht übertragbar. Wir beraten, überwachen und dokumentieren — die Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Was kostet ein externer Datenschutz­beauftragter?

Wir arbeiten mit Pauschal­preisen nach Größe, Branche und Reifegrad. Eine konkrete Größen­ordnung nennen wir im Erst­gespräch, sobald wir Ihre Ausgangs­lage kennen.

Kontakt

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Wir beraten Sie gerne zum Thema Externer Datenschutzbeauftragter. Kontaktieren Sie uns einfach per E-Mail oder Telefon oder nutzen Sie unser Kontaktformular!

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