Finanzbuchhaltung

Die Empfehlung ergibt sich aus drei Faktoren: welche Software Sie und Ihr Steuer­berater bereits einsetzen, wo die Daten aus Compliance-Gründen liegen müssen und wie hoch die Skalierungs-Anforderungen sind.

Modell 1 wählen Mandanten, deren Steuer­berater ein bestimmtes Mandanten­portal verbindlich vorgibt und die keinen Daten-Wechsel wollen. Modell 2 ist die Aufstellung für größere Unternehmen mit eigener IT, regulierte Branchen oder Mandate, in denen Geschäfts­daten das Unternehmen nicht verlassen dürfen. Modell 3 ist die Standard-Aufstellung für Unternehmen ohne eigene Buchhaltungs-Software — wirtschaftlich, schnell aufzusetzen, mit transparenter Pricing-Logik. Im Erstgespräch klären wir die richtige Aufstellung typischer­weise innerhalb von 30 Minuten; Misch­formen sind möglich.

Nein. Im Regelfall bleibt Ihre bestehende Steuerberatungs-Beziehung unverändert. Wir übernehmen die laufende Buchhaltung und liefern die Daten so, wie sie gebraucht werden — im selben System bei Modell 1, aus Ihrer System­logik bei Modell 2, als Standard-Export bei Modell 3. Ihr Steuer­berater erstellt weiterhin Jahres­abschluss, Steuer­erklärungen, vertritt Sie gegenüber dem Finanzamt und übermittelt die USt-Voranmeldung über ELSTER.

Wenn Sie noch keinen Steuer­berater haben oder unzufrieden sind, vermitteln wir aus einem Netzwerk passender Kanzleien — die Mandatierung erfolgt direkt durch Sie.

Das ist eine rechtliche Vorgabe. Die elektronische Übermittlung einer Steuer­anmeldung an das Finanzamt — auch in Form einer Voranmeldung — gilt nach § 3 StBerG als Steuerberatungs-Tätigkeit und ist damit Steuer­beratern und Wirtschafts­prüfern vorbehalten. § 6 Nr. 3 StBerG (Buchführung) erlaubt uns die Vorbereitung der Voranmeldung, nicht aber deren Übermittlung. Anders ist die Lohnsteuer-Anmeldung: Sie ist in § 6 Nr. 4 StBerG ausdrücklich der zulässigen Lohn­buchführung zugeordnet, und wir dürfen sie sowohl fertigen als auch übermitteln.

In der Praxis ist die Aufteilung für die USt-Voranmeldung wenig Aufwand: Wir liefern die fertige Anmeldung digital, Sie führen die Übermittlung in ELSTER aus oder Ihr Steuer­berater übernimmt sie im Rahmen seiner laufenden Mandatierung — beides etabliert.

Ja, in allen drei Modellen. Bei Modell 1 arbeiten wir gemeinsam mit Ihrem Steuer­berater im selben DATEV-System. Bei Modell 2 erfolgt die Datenübergabe direkt aus Ihrem ERP — DATEV-Schnitt­stellen sind in den meisten gängigen Systemen vorhanden oder einrichtbar. Bei Modell 3 exportieren wir die Buchhaltungs-Daten im DATEV-Standardformat (CSV, ASCII, EXTF-Postversand) — Ihr Steuer­berater liest sie ohne Konvertierung in DATEV ein.

Ja. Wir arbeiten regelmäßig in den Systemen unserer Mandanten — etabliert sind SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Lexware Office, sevDesk, Sage sowie verschiedene Branchen­lösungen. Der Zugriff erfolgt über VPN, RDP, Citrix oder eine cloud­basierte Mitarbeiter-Lizenz, je nach Vorgabe Ihrer IT.

Was wir nicht übernehmen: System-Setup oder Software-Administration. Wir nutzen die Buchhaltungs-Funktionen Ihrer Software in der vorhandenen Konfiguration. Anpassungen am System — neue Konten, geänderte Berichte, Schnittstellen-Erweiterungen — laufen über Ihren IT-Dienst­leister oder Software-Partner.

Wir folgen den Sicherheits-Vorgaben Ihrer IT-Organisation. Üblich sind VPN-Verbindungen mit Mehrfaktor-Authentifizierung, separierte Mitarbeiter-Konten mit klar definierten Rechten (häufig nur das Buchhaltungs-Modul), voll­ständige Zugriffs-Protokollierung. Bei höheren Anforderungen arbeiten wir mit Zero-Trust-Lösungen, Jump-Hosts oder Citrix-Umgebungen.

Was wir mitbringen: dokumentierte interne Sicherheits-Prozesse, Schulung der Mitarbeitenden zur Mandanten-Vertraulichkeit, dedizierte Hardware bei Bedarf. Was bei Ihnen bleibt: die finale Definition der Zugriffs-Rechte, die Prüfung der Verbindung durch Ihre IT, die jederzeitige Möglichkeit zum Widerruf der Berechtigungen.

Der Jahres­wechsel ist daten­technisch der sauberste Zeitpunkt — die Eröffnungs­bilanz wird übernommen, danach liegt die laufende Buchhaltung voll­ständig in unserer Verantwortung. Ein Wechsel zum Monats­anfang ist gleichwertig möglich, insbesondere wenn der Leidensdruck mit der bestehenden Lösung den Jahres­wechsel nicht abwarten lässt. Wechsel mitten im Monat oder mitten in einer Voranmeldungs-Periode raten wir ab — die Daten­abgrenzung wird hier unsauber.

Die Verantwortung für die Korrektheit der Belege und der gemeldeten Geschäfts­vorfälle verbleibt bei der Geschäfts­leitung des Mandanten — diese Verantwortung lässt sich gesetzlich nicht delegieren. Für die Korrektheit unserer Bearbeitung — Kontierung, Erfassung und fristgerechte Lieferung — haften wir im Rahmen unserer Berufs­haftpflicht-Versicherung.

In der Praxis arbeiten wir mit definierten Eskalations-Routinen bei Auffälligkeiten und auf Wunsch mit einem Vier-Augen-Prinzip — Sie werden früh­zeitig informiert, wenn Belege nicht zuordenbar oder Werte ungewöhnlich erscheinen.

Jedes Mandat hat einen festen Sach­bearbeiter mit benannter Vertretung. Der Sach­bearbeiter kennt das Unternehmen, die Buchungs-Eigenheiten und die laufenden Themen; bei Urlaub oder Krankheit übernimmt die Vertretung ohne Informations­bruch. Wir arbeiten nicht mit Ticket­systemen oder wechselnden Bearbeitern — die Erreichbarkeit erfolgt direkt per E-Mail oder Telefon.

Service-Level wie Reaktions­zeiten, Berichts-Frequenzen und Eskalations-Pfade vereinbaren wir vorab schriftlich, sodass beide Seiten klare Erwartungen haben.