Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein zentraler Bestandteil der deutschen Steuergesetzgebung. Sie legen verbindliche Regeln für die elektronische Buchführung und die Aufbewahrung steuerrelevanter Daten fest. Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und definieren die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und Ordnungsmäßigkeit elektronischer Buchführungssysteme. Sie stellen sicher, dass steuerlich relevante Daten manipulationssicher aufgezeichnet und für Betriebsprüfungen zugänglich sind.

Für wen gilt die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die steuerrelevante Daten elektronisch erfassen, speichern oder verarbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um kleine Betriebe oder große Konzerne handelt. Auch Vereine und Organisationen müssen die GoBD einhalten, sofern sie buchführungspflichtig sind oder elektronische Aufzeichnungen führen.

Welche Maßnahmen müssen Unternehmen ergreifen?

Um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden, sollten Unternehmen folgende Schritte beachten:

1. Verfahrensdokumentation: Eine schriftliche Beschreibung aller Prozesse der elektronischen Buchführung und Archivierung ist Pflicht. Sie muss die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Datenverarbeitung gewährleisten.
2. Einsatz GoBD-konformer Software: Buchhaltungs- und ERP-Systeme müssen sicherstellen, dass alle Anforderungen wie Unveränderbarkeit, Protokollierung und Zugriffsmöglichkeiten erfüllt sind.
3. Regelmäßige Sicherung und Archivierung: Daten müssen für mindestens zehn Jahre unverändert aufbewahrt werden. Hierzu zählen auch E-Mails mit steuerlicher Relevanz.
4. Zugriffsrechte definieren: Unternehmen müssen klar regeln, wer Zugriff auf welche Daten hat, und diese Rechte dokumentieren.
5. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter im Bereich der Buchhaltung und IT sollten regelmäßig zu den Anforderungen der GoBD geschult werden.

Die Einhaltung der GoBD ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Bestandteil eines professionellen und transparenten Finanzmanagements. Bei Missachtung drohen steuerliche Nachteile und Sanktionen.

Fazit

Die GoBD betreffen nahezu jedes Unternehmen in Deutschland. Wer sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinandersetzt und passende organisatorische sowie technische Maßnahmen ergreift, stellt sicher, dass er im Falle einer Betriebsprüfung bestens vorbereitet ist.