Mitarbeiterüberprüfung (KYE)

Nein. Wir bauen mit Ihnen das Verfahren auf und befähigen Sie, es rechtssicher selbst zu betreiben. Die einzelne Prüfung und die Verarbeitung der Bewerber- oder Beschäftigtendaten bleiben in Ihrer Hand. Dort verortet der Gesetzgeber die Verantwortung, und diese Trennung schützt beide Seiten. Wir liefern Methodik, Rechtsgrundlagen-Systematik, Prozess und Dokumentation und begleiten den Betrieb, treten aber nicht als ausführende Auskunftei oder Ermittler auf.

Nicht pauschal. Datenschutzrechtlich zulässig ist nur, was für die konkrete Stelle geeignet, erforderlich und angemessen ist. Die Frage nach Vorstrafen etwa ist für eine sicherheitskritische Funktion mit Geldverantwortung gerechtfertigt, für eine unkritische Rolle dagegen nicht. Genau deshalb steht am Anfang die Risiko- und Rollenanalyse: Sie legt fest, welche Funktion welche Prüftiefe trägt, und verhindert eine unverhältnismäßige Tiefenprüfung der gesamten Belegschaft.

In der Regel nicht. Wegen des Abhängigkeitsverhältnisses zwischen Bewerber und Arbeitgeber wird die geforderte Freiwilligkeit einer Einwilligung im Beschäftigtenkontext meist verneint, da ein Bewerber befürchten könnte, bei Verweigerung benachteiligt zu werden. Ein belastbares Verfahren stützt sich daher auf die Erforderlichkeit zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses oder auf eine gesetzliche Pflicht. Die saubere Herleitung der jeweils tragfähigen Rechtsgrundlage ist ein Schwerpunkt unserer Arbeit.

In der Regel ja. Die Einführung eines strukturierten Prüfverfahrens berührt Beteiligungsrechte des Betriebsrats, häufig bis hin zur Mitbestimmung. Wir berücksichtigen das von Anfang an und bereiten, wo erforderlich, eine Betriebsvereinbarung als Muster vor. Die Verhandlung und der Abschluss mit den Gremien liegen bei Ihnen; wir liefern die fachliche Grundlage und das Dokument, auf dem Sie aufsetzen.

Zunehmend ja. Gerade das KRITIS-Dachgesetz und die NIS2-Vorgaben erstrecken die Zuverlässigkeitsanforderungen ausdrücklich auf externe Partner wie IT-Dienstleister, Wartungstechniker oder Lieferanten mit Zugang zu kritischen Anlagen oder Systemen. Wir denken diese Schnittstelle im Verfahren mit, etwa über vertragliche Zusicherungen und dokumentierte Zugangsregelungen, damit der Kreis der zu prüfenden Personen nicht an der eigenen Belegschaft endet.

Die Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz ist ein hoheitliches Verfahren für sicherheitsempfindliche Tätigkeiten, etwa beim Zugang zu Verschlusssachen. Sie wird von einer Behörde durchgeführt und steht Unternehmen nicht allein deshalb offen, weil sie unter NIS2 fallen oder KRITIS-Betreiber sind. Was diese Unternehmen brauchen und betreiben dürfen, ist die privatwirtschaftliche Zuverlässigkeitsprüfung im Rahmen des Datenschutzrechts, und dafür bauen wir das Verfahren.

So kurz wie möglich und so lange wie nötig. Daten von abgelehnten Bewerbern sind nach Abschluss des Verfahrens grundsätzlich zu löschen, soweit keine berechtigten Gründe entgegenstehen; Prüfunterlagen eingestellter Beschäftigter unterliegen den jeweiligen Aufbewahrungs- und Löschregeln. Wir definieren diese Fristen im Verfahren konkret und verankern sie in Ihrer Datenschutz-Dokumentation, damit die Aufbewahrung nachvollziehbar und prüfbar bleibt.