Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Sie sind Bestandteil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Jedes Unternehmen, welches nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, ist daher auch verpflichtet, sich an die Aufbewahrungsfristen zu halten.

Allerdings gibt es noch weitere branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente. Hierzu gehören beispielsweise Unternehmen aus der Lebensmittel- und Pharmaproduktion, aus dem Gesundheitswesen (z.B. Ärzte und Krankenhäuser) oder die Baubranche.

Die aufbewahrungspflichtigen Steuerunterlagen eines jeden Steuerpflichtigen sind in § 147 Abgabenordnung (AO) aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, Lageberichte, Eröffnungsbilanz (mit zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handelsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
• Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Für die verschiedenen Dokumente gelten jeweils unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ihr Unternehmen gelten, welche Dokumente Sie also mit einem Dokumentenmanagement-System aufbewahren sollten und ab wann Sie Dokumente vernichten sollten, dazu beraten wir Sie gerne ausgiebig. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine individuelle Beratung!