Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der sog. EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates der Europäischen Union vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden).

Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden. Das HinSchG verbietet jegliche Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen (sog. Whistleblowern) und verpflichtet Unternehmen, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten.

Wen betrifft das Hinweisgeber­schutz­gesetz?

Im Hinweisgeberschutzgesetz liest man lediglich von „Beschäftigungsgebern“: damit sind also alle natürlichen und juristischen Personen des privaten Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen gemeint, die Mitarbeiter beschäftigen. Es betrifft folgende Unternehmen:

• Unternehmen bis 50 Beschäftigten: sind aktuell nicht zur Umsetzung verpflichtet.
• Unternehmen zwischen 50-249 Beschäftigten: müssen das Gesetz bis zum 17. Dezember 2023 umsetzen.
• Unternehmen ab 250 Beschäftigten: müssen das Gesetz bis zum Juni 2023 umsetzen

Hinweis: Nach § 16 Absatz 1 HinSchG muss das Hinweisgebersystem folgenden Personengruppen zur Verfügung gestellt werden:

• Angestellte
• Leiharbeitnehmer
• Freie Mitarbeiter
• Teilzeitkräfte
• Werkstudenten
• Praktikanten
• Freiwillige Helfer

Die Unternehmen können allerdings darüberhinaus selbst entscheiden, ob das Meldeverfahren auch außenstehenden Personen (z.B. Lieferanten, Dienstleistern), die im Kontakt zum Unternehmen stehen, offenstehen soll.

Die Unternehmen werden verpflichtet, eine interne Meldestelle zur Entgegennahme von Informationen auf Verstöße einzurichten und zu betreiben. Darüber hinaus schützt das neue Gesetz Hinweisgeber nach einer Meldung vor Repressalien (zum Beispiel Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder andere arbeitsrechtliche Maßnahmen).

Neben den Beschäftigugnsgebern selbst müssen sowohl Bund und Länder so genannte „externe Meldestellen“ einrichten, an die sich Hinweisgeber wenden können.

Das Gesetz stellt Vorgaben hinsichtlich des Hinweisgebersystems selbst, also der Infrastruktur sowie dem Betrieb des Hinweisgebersystems im Alltag. Hinweisgeber haben die explizite Wahl zwischen einer „internen“ Meldung an die interne Meldestelle des Arbeitgebers und einer „externen“ Meldung an eine externe Meldestelle der öffentlichen Hand. Interne Hinweisgebersysteme der Arbeitgeber stehen damit in direkter Konkurrenz zu externen Meldestellen der öffentlichen Hand.

Das Hinweisgebersystem muss die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers schützen, eine sichere Datenaufbewahrung gewährleisten und DSGVO-konform sein. Im Rahmen der Einrichtung des Systems sollten Arbeitgeber den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten einbinden.

Das Hinweisgebersystem kann aus bis zu vier Meldewegen bestehen:

• Postalischer Meldeweg („Kummerkasten“)
• Telefon-Hotline
• E-Mail-System
• Digitales Meldesystem

Im besten Fall bietet ein Hinweisgebersystem die Kombination aus mehreren Meldewegen, um auf die verschiedenen Anforderungen von Hinweisgeber eingehen zu können.

Strafen & Bußgelder

Eine Geldbuße von bis zu EUR 50.000 droht einem Unternehmen bei Behinderung oder dem Versuch der Behinderung der Abgabe eines Hinweises. Eine Geldbuße von bis zu EUR 50.000 droht einem Unternehmen zudem, wenn es versucht, gegenüber der hinweisgebenden Personen Repressalien durchzusetzen oder wenn das Unternehmen das Vertraulichkeitsgebot verletzt.
Im Falle einer mangelnden oder fehlerhaften Einrichtung von internen Meldestellen durch das betroffene Unternehmen droht ein Bußgeld in Höhe von EUR 20.000. Die Höchstgrenze des Bußgeldrahmens kann in bestimmten Fällen verzehnfacht werden.

Unsere Lösung:

Das Hinweisgeberschutzgesetz erlaubt es Arbeitgebern ausdrücklich, das Hinweisgebersystem durch einen Dienstleister wie Dreyfield betreiben zu lassen. Je nach Bedarf können wir alle vier oben aufgezeigten Meldewege für Sie bereitstellen: entweder als interne Meldestelle bestehend aus geschultem Personal, das die Hinweise entgegennimmt, prüft und bearbeitet inklusive Bereitstellung einer Telefon-Hotline oder Bereitstellung eines zentralen E-Mailpostfachs zur Entgegennahme der Hinweise oder alternativ durch Bereitstellung unseres digitale Hinweisgeberschutzsystems, welches ist 24/7 verfügbar ist, eine sichere Verschlüsselung bietet und den Dialog mit dem Hinweisgeber ermöglicht.

Die Implementierung des Systems in der Organisation, also Gespräche mit Betriebsrat & Datenschutzbeauftragtem und die Information der Beschäftigten übernehmen wir als Teil unseres Komplett-Pakets. Dies führt zu Geld- und Zeitersparnissen, denn die Unternehmen benötigen keine personellen Ressourcen für den Betrieb des Hinweisgebersystems.