Datenschutz ist mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung – er ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Unternehmensverantwortung. Angesichts steigender regulatorischer Anforderungen wie beispielsweise durch die Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), und weiterer nationaler Datenschutzgesetze sowie die wachsender Sensibilität der Öffentlichkeit in diesem Bereich, unterstützen wir als erfahrenes Beratungsunternehmen Organisationen dabei, ein wirksames und nachhaltiges Datenschutzmanagement aufzubauen und zu pflegen.

Unser Ziel ist es dabei, Unternehmen rechtssicher aufzustellen, das Vertrauen von Kunden und Partnern zu stärken und gleichzeitig praktikable Lösungen für den Alltag zu schaffen.

Projektablauf

Unsere Datenschutzberatung erfolgt strukturiert und orientiert sich an den spezifischen Anforderungen und der Branche des jeweiligen Unternehmens. Der Projektablauf gliedert sich in mehrere aufeinander abgestimmte Phasen:

1. Bestandsaufnahme

Wir starten mit einem gemeinsamen Kick-off-Workshop, in dem wir die Ziele des Datenschutzprojekts definieren und die Verantwortlichkeiten festlegen. Anschließend erfolgt eine detaillierte Bestandsaufnahme des aktuellen Datenschutzniveaus im Unternehmen.

Ein zentraler Bestandteil dieser Phase ist die Erhebung und Dokumentation aller personenbezogenen Daten, die im Unternehmen verarbeitet werden. Es wird festgestellt, welche Arten von personenbezogenen Daten vorhanden sind (z. B. Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Lieferantendaten), in welchen Abteilungen oder Systemen diese gespeichert werden und zu welchen Zwecken und auf welchen Rechtsgrundlagen die Verarbeitung erfolgt. Dabei betrachten wir auch Datenflüsse innerhalb des Unternehmens sowie zu externen Dienstleistern und analysieren die vorhandenen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen.

2. Risikoanalyse und GAP-Analyse

Auf Basis der Bestandsaufnahme identifizieren wir systematisch Lücken („Gaps“) im Vergleich zu den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und weiteren relevanten Datenschutzvorgaben. Gleichzeitig führen wir eine Risikoanalyse durch: Welche Verarbeitungen bergen besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen? Gibt es besonders schutzwürdige Datenkategorien oder kritische Prozesse (z. B. automatisierte Entscheidungen, internationale Datenübermittlungen)? Die Ergebnisse der GAP- und Risikoanalyse bilden die Grundlage für die weitere Planung.

3. Datenschutzkonzept und Maßnahmenplan

Basierend auf den identifizierten Handlungsfeldern entwickeln wir gemeinsam mit dem Unternehmen ein umfassendes Datenschutzkonzept. Dieses definiert klare Zielvorgaben, Datenschutzgrundsätze und interne Richtlinien. Wir beschreiben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), legen Verantwortlichkeiten fest und schaffen eine Grundlage für ein internes Datenschutzmanagementsystem.

Der Maßnahmenplan enthält priorisierte Aufgabenpakete mit klaren Zuständigkeiten, realistischen Zeitplänen und messbaren Zielen. Er umfasst unter anderem:

• Erstellung und Pflege eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
• Prüfung und Anpassung von Auftragsverarbeitungsverträgen
• Erarbeitung von Vorlagen für Einwilligungen und Datenschutzhinweise
• Entwicklung eines Datenschutz-Notfallkonzepts
• Vorbereitung auf Datenschutz-Folgenabschätzungen

4. Umsetzung und Begleitung

Wir unterstützen aktiv bei der Umsetzung der Maßnahmen. Unsere Berater arbeiten eng mit Datenschutzkoordinatoren, IT-Abteilungen, Personalwesen, Marketing und weiteren relevanten Bereichen zusammen. Wir helfen bei der Erstellung oder Aktualisierung von Datenschutzdokumentationen, passen Prozesse an und beraten zu konkreten Einzelfragen.

Zudem begleiten wir Unternehmen bei der Einrichtung interner Melde- und Auskunftsprozesse, der Umsetzung von Betroffenenrechten (z. B. Auskunft, Löschung, Widerspruch) und der sicheren Gestaltung von Online-Angeboten. Bei Bedarf bieten wir auch projektbezogene Workshops, Feedbackrunden oder Coachings an.

5. Schulung und Sensibilisierung

Ein gelebter Datenschutz beginnt mit dem Verständnis der Mitarbeitenden. Deshalb bieten wir praxisnahe Schulungen, Workshops und E-Learning-Module an, die auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sind. Führungskräfte und Fachabteilungen erhalten spezielle Vertiefungstrainings, um datenschutzkonform handeln und entscheiden zu können.

Darüber hinaus stellen wir Awareness-Kampagnen, Leitfäden und Infomaterial bereit, um das Thema Datenschutz dauerhaft im Unternehmensalltag zu verankern.

6. Kontrolle, Dokumentation und Weiterentwicklung

Wir unterstützen beim Aufbau eines internen Datenschutz-Controllings. Dazu zählen regelmäßige Prüfungen, interne Audits und ein wirksames Berichtswesen. Alle Maßnahmen und Ergebnisse werden DSGVO-konform dokumentiert.

Regelmäßige Updates, Checklisten und Review-Termine sorgen dafür, dass das Datenschutzmanagement kontinuierlich verbessert wird.

7. Externer Datenschutzbeauftragter (optional)

Auf Wunsch übernehmen wir auch die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten in Ihrem Unternehmen. In dieser Rolle stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen dauerhaft eingehalten werden und alle relevanten Datenschutzprozesse professionell betreut sind.

Unsere Aufgaben umfassen unter anderem:

• Zentraler Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen für Mitarbeiter, Behörden und Betroffene
• Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften
• Beratung der Geschäftsleitung und Fachabteilungen
• Regelmäßige Durchführung von Schulungen und Audits (vor Ort und Remote)
• Unterstützung bei der Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzungen
• Bearbeitung von gemeldeten Datenschutzverstößen

Durch unsere externe Rolle profitieren Sie von umfassendem Fachwissen, aktueller Rechtsprechung und praxisorientierter Beratung – ohne interne Ressourcen dauerhaft binden zu müssen.

Projektabschluss

Datenschutz ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess und kein starres Regelwerk. Mit unserer umfassenden Datenschutzberatung schaffen wir praxisnahe Lösungen, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den betrieblichen Realitäten gerecht werden.

Sprechen Sie uns an – wir machen Datenschutz für Ihr Unternehmen einfach, effektiv und zukunftssicher.